Wie ein Online-Weinhändler seinen Konzernabschluss um 5 Tage beschleunigte
Success Story Hawesko Holding AG
Wer den ganzen Tag damit beschäftigt ist, Daten zu erfassen, zusammenzutragen und abzugleichen, hat kaum noch Zeit für die Weiterverarbeitung und Analyse. Verlässliche Handlungsempfehlungen für das Management abzuleiten, wird so schwierig. Nicht so für Raimund Hackenberger, CFO bei der Hawesko Holding AG.
schneller zum Konzernabschluss
Die Hawesko Holding nutzt LucaNet-Software für:
- Konzernabschluss nach HGB und IFRS
- Monatliches Reporting an Stakeholder
- Abbildung paralleler Bilanz- und GuV-Strukturen
Zum Unternehmen
Wer Wein trinkt, kennt die Hawesko Holding oder eine ihrer 18 Marken wie z. B. Jacques' Wein-Depot. Die börsennotierte Handelsgesellschaft verzeichnet einen Jahresumsatz von 650 Millionen Euro, 1.200 Mitarbeiter und umfasst über 20 Gesellschaften, die konsolidiert werden müssen. Hawesko arbeitet in zwei Währungen: Euro und Schweizer Franken. Konsolidiert wird nach HGB, berichtet nach IFRS.
Einsatzgebiete
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Branche :
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Handel
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Kerngeschäft :
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Weineinzelhandel, -großhandel und -versandhandel
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Hauptsitz :
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Hamburg (Deutschland)
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Mitarbeiter :
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1200
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Website :
Die Herausforderung
Excel als Risikofaktor
CFO Raimund Hackenberger musste jahrelang miterleben, wie seine eigenen Finanzabteilungen unter Zeitverlust litten und wie gelähmt waren. Inzwischen gehört er zu den glücklichen CFOs, die endlich Zeit für ihre wesentlichen Aufgaben haben. Denn er hat erkannt, dass der Ursprung von Zeitverlust und Lähmung der eigenen Finanzabteilungen in nicht enden wollenden, fehleranfälligen und intransparenten Tabellen lag.
Die Hawesko-Gruppe ist im Lauf der letzten 30 Jahre stark gewachsen. Wie bei vielen mittelständischen Unternehmen wurde vor der Einführung von LucaNet vieles manuell umgesetzt. Als börsennotiertes Unternehmen muss die Holding ihre Zahlen jedoch quartalsweise melden. Hierfür gab es laut Raimund Hackenberger auch schon vor LucaNet ein Tool. Alles andere aber war umständliche, kleinteilige Zahlenarbeit, denn die von den verschiedenen Finanzabteilungen gelieferten Zahlen mussten in stetig komplexer werdenden Tabellen zusammengeführt werden. Zeitraubend, nervenraubend, nie wirklich transparent. Und nur eine Handvoll Mitarbeitende hatten den Überblick über alle Zahlen und deren Herkunft. Aber was, wenn diese einmal ausfallen? Eine Frage, die sich CFO Raimund Hackenberger durchaus immer wieder voller Sorge stellte.
Weitere Herausforderungen bestanden darin, dass:
- Die vorhandene Datenbank aus Excel gespeist wurde
- Ein „Flickenteppich an verschiedenen ERPs“ die Integration der Zahlen erschwerte
- Die Rechnungslegungsvorschriften immer komplexer wurden
Am Ende benötigte die Hawesko Holding für den Abschluss elf Arbeitstage plus einen weiteren für das interne Reporting.
Und immer blieb da ein gewisses Restrisiko, dass die Zahlen nicht valide waren. Bedenken, die man als Vorstandsmitglied eines Börsenunternehmens nicht haben sollte. Raimund Hackenberger wusste, er darf sich nicht länger auf Excel verlassen.
Die Lösung
Weniger Fehler, mehr Datensicherheit, flexibel einsetzbar
Also machte sich das Team rund um Haweskos CFO auf die Suche nach einer professionellen Software für die Anforderungen im internen und externen Rechnungswesen. Funktionale Ziele waren schnell definiert
Vereinfachung und Beschleunigung des Konzernabschlusses Automatisierung der Intercompany-Abstimmungen Eine Finanzplanung, in der GuV, Bilanz und Cashflow integriert sind
Auf Empfehlung schaute sich Raimund Hackenberger LucaNet an. Überzeugt hat ihn letztlich die Aussage von gleich mehreren Unternehmen, dass sich in LucaNet fast alles ohne Hilfe der hauseigenen IT-Abteilung oder dem Support-Team des Software-Anbieters umsetzen lässt. „Ich wollte, dass meine Leute so viel wie möglich selbständig anpassen können, sodass wir stets schnell auf Veränderungen reagieren können“, erläutert Hackenberger.
Seit der Einführung von LucaNet im Jahr 2019 hat sich der Abschlussprozess von elf Tagen für die Konsolidierung des Konzerns plus einen zusätzlichen Tag für das Reporting auf sechs Tage verkürzt. Was nicht nur dem CFO gefällt, auch beim Aufsichtsrat kommt das gut an. Aus heutiger Sicht sagt Raimund Hackenberger: „Wir hätten viel früher auf eine professionelle Software umsteigen sollen. Es war ein gutes Stück Arbeit, aber die hat sich sehr schnell ausgezahlt. Gerade was die Datensicherheit und Komplexität von Strukturen betrifft.“
Auch die Herausforderung „Flickenteppich an ERPs“ ließ sich mit LucaNet ganz einfach lösen: „Uns war wichtig, dass wir bei unseren großen Einheiten, die mit SAP oder Navision arbeiten, Schnittstellen haben, die nicht weiter angepasst werden müssen, und dass die kleineren Einheiten einen bequemen Prozess bekommen, um ihre Daten hochzuladen,“ sagt der CFO.
Bei der Einführung von neuen gesetzlichen Standards wie IFRS 16 ist die Hawesko Holding ebenfalls extrem schnell und sicher in der Anwendung. Raimund Hackenberger freut sich: „Sicherheit und Geschwindigkeit sind dank LucaNet um Quantensprünge besser."
Jede Zahl ist nun nachvollziehbar
Ein weiteres Ziel, das sich der CFO mit der Einführung einer Software gesetzt hatte, war eine konsistente integrierte Finanzplanung bestehend aus GuV, Bilanz und Liquidität. Vor LucaNet wurde in Excel „von bottom-up hoch geplant“. Nach zahllosen Abstimmungen, Diskussionen und Änderungen war dann „irgendwie eine Cashflow-Lösung da“, erinnert sich Raimund Hackenberger. Jetzt greift alles logisch ineinander – und ändert Hackenbergers Team irgendwo eine Zahl, wird alles automatisch aktualisiert.
Auch in der Geschäftsberichterstattung, durchgeführt mit SmartNotes von Amana, profitiert die Hawesko Holding von dem hohen Integrations- und Automatisierungsgrad der LucaNet-Software. Musste früher noch oftmals in letzter Minute eine Zahl händisch in allen Dokumenten angepasst werden, reicht nun ein Klick und alles ist konsistent. Auch die Validierung und der Import der zu berichtenden Zahlen wird von LucaNet automatisiert vorgenommen.
Spürbarer Nutzen von LucaNet
Hackenberger und sein Team spürten die Vorteile von LucaNet ab Minute eins: Sicherheit und Geschwindigkeit haben sich dank LucaNet um ein Vielfaches verbessert. Auf die Zahlen ist plötzlich Verlass. Zudem stehen sie auf Knopfdruck zur Verfügung. Und endlich gibt es ihn: den Single-Point-of-Truth. Denn externes und internes Reporting greifen jetzt auf die gleiche Datenbasis zu. So ist nun für alle Beteiligten nachvollziehbar: Was ist HGB, was IFRS und welche Zahlen sind wann und wo dazugekommen. Das Wichtigste für Raimund Hackenberger aber ist: Er kann sich auf seine Finanzzahlen verlassen und sich auf das gesunde Wachstum der Hawesko Holding konzentrieren.
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