Wie eine Controllerin zur kaufmännischen Beraterin ihres Unternehmens wurde
Success Story Zoologischer Garten Berlin AG
Sabine Kirner ist Controllerin im Zoo Berlin. Lange kämpfte sie mit zeitfressenden Routinearbeiten wie dem Sammeln von Daten für das monatliche Reporting. Für wichtige Aufgaben wie der Datenanalyse und der Beratung der Geschäftsleitung blieb ihr stets zu wenig Zeit. Mit LucaNet schaffte sie Abhilfe.
Zoo Berlin nutzt LucaNet für
- Einfacher Datenimport aus vielen verschiedenen Vorsystemen
- Automatisiertes Monats-Reporting
- Dynamische Planung auf Jahresbasis
Zum Unternehmen
Der Zoo Berlin steht gemeinsam mit dem Tierpark Berlin und dem Aquarium, vereint in einer AG, für den größten Zoobetrieb Europas. Er ist der älteste Zoo Deutschlands und der artenreichste der Welt.
Einsatzgebiete
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Branche :
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Freizeit und Tourismus
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Kerngeschäft :
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Landschaftstierpark
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Hauptsitz :
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Berlin (Deutschland)
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Mitarbeiter :
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500
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Website :
Die Herausforderung
Daten zusammenführen und Reporting automatisieren
Der Zoo Berlin ist als gemeinnützige Freizeiteinrichtung in Form einer Aktiengesellschaft organisiert und fußt auf drei wichtigen Säulen: den Besuchern des Zoos, den Spendern, Paten und Erblassern sowie den Aktionären. All diese Gruppen werden in unterschiedlichen IT-Systemen abgebildet. Dazu kommen die Programme für die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Damit das Berichtswesen reibungslos funktioniert, müssen die Informationen all dieser verschiedenen Quellen zentral, vollständig und schnell verfügbar sein. Idealerweise.
Denn lange waren für Sabine Kirner vollständig und schnell verfügbare Zahlen mehr Wunsch als Wirklichkeit. Die Daten der verschiedenen Quellen wurden manuell über Excel zusammengefügt, was ein fehleranfälliger und zeitfressender Prozess ist. Ein untragbarer Zustand, wie sie uns erklärt: „Als alleinige Controllerin betreue ich zwei Einrichtungen und stehe im operativen Tagesgeschäft allen Fachbereichen vom Marketing über die Technik und Verwaltung bis hin zur Zoologie als kaufmännische Ansprechpartnerin zur Verfügung. Da dürfen Routinetätigkeiten einfach nicht so viel Arbeitszeit binden.“ Für sie war klar: Eine Alternative zu Excel muss her.
Die Lösung
Neue Lieblingstastenkombination Strg+Q
Ihre Suche führte sie zu schnell LucaNet. Die Software bot ihr eine standardisierte Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware Addison und die Möglichkeit, weitere Programme wie etwa die Ticketsoftware Beckerbillett unkompliziert einzubinden. „LucaNet“, so betont sie, „ist für uns zu einer Art Atoll geworden, das die verschiedenen Dateninseln einfach zusammenfasst. Mit meiner neuen Lieblingstastenkombination Strg+Q sind die Daten aus allen Quellen sofort verfügbar, das Reporting ist aufgefrischt und wir haben wirklich ein integriertes Berichtswesen. So spare ich mir 1-2 Arbeitstage im Monat und ich kann mich schneller der Datenanalyse widmen.“
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Eine Woche Zeitersparnis bei der Planung
Neben dem Reporting setzt Sabine Kirner LucaNet auch für die Finanzplanung ein. Geplant wird bottom-up: Zuerst werden die Anforderungen der unterschiedlichsten Bereiche berücksichtigt – neben den Standards wie Personalkosten sind das zum Beispiel Eintrittserlöse, Energie- und Instandhaltungskosten oder Futtermittel für die Tiere. Danach werden die Einzelplanungen über Excel nach LucaNet überführt, wo Sabine Kirner eine Datei zum Plan-Reporting aufgebaut hat, in der sie sofort das Gesamtergebnis sieht und bei Bedarf einfach weitere Top-down-Anpassungen vornehmen kann. Pro Einrichtung und Planungszyklus spart sie so mindestens eine Woche Arbeitszeit, bei vielen Planänderungen sogar deutlich mehr. Und, was ebenso wichtig ist: Sie kann sich endlich mit den Inhalten der Daten beschäftigen, Abweichungen aufspüren und erklären. Sie ist nun keine bloße Datensammlerin mehr, sondern Ansprechpartnerin, Beraterin und Dienstleisterin für ihr Unternehmen.
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