So schafft Digitalisierung Finanzspielräume für die Sozialwirtschaft

Warum hinken die Unternehmen der Sozial- und Gesundheitswirtschaft dem Digitaltrend hinterher? „Dafür gibt es leider kein Budget“ wird häufig als Argument angeführt. Wichtige Zukunftsinvestitionen werden somit nicht getätigt. Als Ursache für den digitalen Rückstand wird neben mangelnden Budgetspielräumen auch oft das Dilemma zwischen verhandelten Preisen, steigenden Kosten und notwendigen Investitionen genannt. Wie es gelingt, Sozialunternehmen aus dieser Zwickmühle zu befreien, wissen die Experten der Unternehmensberatung WAYES und LucaNet.

Herausforderung: Refinanzierung

Eine essenzielle Herausforderung für die finanzielle Situation eines Sozialunternehmens ist die Refinanzierung und somit die Preisgestaltung der Leistungen im Sozialsektor. Die Bepreisung der Dienstleistungen, die Unternehmen in der Sozial- und Gesundheitswirtschaft erbringen, wird mit den Leistungszahlern regelmäßig neu verhandelt. Dafür sind umfassende Kostensatzkalkulationen notwendig, die z.T. im Rahmen der Kostensatzverhandlungen offengelegt werden müssen. Die verhandelten Preise haben direkte Auswirkungen auf die Finanzplanung der Unternehmen und lassen oft kaum finanzielle Spielräume für Investitionen in Zukunftsthemen.

Um eine möglichst gute Ausgangslage für Kostensatzverhandlungen zu schaffen, muss die Preiskalkulation die finanziellen Rahmenbedingungen des Unternehmens möglichst genau widerspiegeln. Voraussetzung dafür ist eine konsistente und transparente Datenbasis sowie eine Struktur, die eine zielorientierte Auswertung und Kalkulation zulässt.

Kostenstruktur – Game-Changer in puncto Transparenz

Transparente Kostensatzkalkulationen sind aufgrund der Vielzahl von Verhandlungspartnern schwierig, denn oft werden mit verschiedenen Leistungszahlern unterschiedliche Preise für die gleiche Leistung vereinbart. Dabei den Überblick zu behalten ist eine Herausforderung und hängt primär von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. Eine mehrdimensionale Struktur, die eine Auswertung der sozialen Angebote und Dienstleistungen nach Zielgruppen ermöglicht und so die nötige Transparenz schafft, könnte wie folgt aussehen:

1. Dimension – Leistungsbereiche und Maßnahmen

Die Strukturierung der Leistungsbereiche nach den Maßnahmen, z.B. der Eingliederungshilfe oder einer Jugendhilfe auf erster Ebene, trägt dazu bei, dass die Geschäftsfelder auch nach den Kategorien der zu verhandelnden Kostensätze thematisch zugeordnet werden können.

maßnahmenkategorie eins eingliederungshilfe schwerpunkt arbeit
Abbildung 1: Maßnahmenkategorie I – Eingliederungshilfe Schwerpunkt Arbeit
maßnahmenkategorie eingliederungshilfe schwerpunkt wohnen
Abbildung 2: Maßnahmenkategorie I – Eingliederungshilfe Schwerpunkt Wohnen

2. Dimension – Kontenstruktur nach Leistungszahlern

In der zweiten Ebene erfolgt im externen Rechnungswesen über die Kontenstruktur eine Gliederung nach Kostenträgern. So lassen sich die Umsätze pro Maßnahme (aus der 1. Dimension) den Kostenträgern zuordnen.

Durch eine Kombination der beiden Dimensionen können die Umsätze einzelner Maßnahmen oder Angebote nach Leistungszahlern und die Kosten pro Maßnahme und Leistungszahler transparent dargestellt aus analysiert werden.

Beide Aspekte sind entscheidend, wenn es um die Kostensatzverhandlungen geht: „Wie viel Umsatz wurde mit welchem Kostenträger generiert und wie viele Kosten (Material- und Personalkosten) sind dabei angefallen?“. Vor allem in komplexen Einrichtungen mit einem differenzierten sozialen Dienstleistungsportfolio kann auch dem mittleren Management mit dieser strukturierten Datenbasis ein wirkungsvolles Steuerungsinstrument an die Hand gegeben werden. LucaNet unterstützt beim Bereitstellen, Erfassen und Validieren von Daten und schafft so die Basis für qualitativ hochwertige und verlässliche Zahlen – von der Gesamt- bis zur Detailansicht. Auf Knopfdruck.
 


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Orientierung im Zahlen-Dschungel

WAYES hat eine mehrdimensionale Struktur entwickelt, die spezifisch auf die Belange sozialer Unternehmen ausgelegt ist und entsprechend individualisiert werden kann. Die Experten von WAYES geben ihren Kunden bei der Einrichtung von LucaNet eine vorgedachte Branchenlösung an die Hand, mit der direkt gestartet werden kann. Je nachdem, wie komplex die sozialen Einrichtungen sind und in welchem Bereich sozialer Dienstleistungen sich das Unternehmen bewegt (z.B. Altenpflege, Jugendhilfe, Berufliche Rehabilitation oder Eingliederungshilfe) sind auch die Anforderungen an eine entsprechende Software unterschiedlich.

Mit der Financial-Performance-Management-Software von LucaNet und der Branchenexpertise von WAYES kann die Mehrdimensionalität mit einem Standard-Rahmen festgelegt werden. Individuelle Anpassungen an die jeweiligen Sozialunternehmen sind einfach und flexibel umsetzbar. Eine automatisierte Aufbereitung der Daten ist tagesaktuell mit Schnittstellen zum etablierten Finanzbuchhaltungssystem möglich.

Weitere Prüfungen für Kostensatzanalysen und -ermittlungen sind ebenfalls einfach umsetzbar. Das gilt beispielsweise auch für die Anforderungen im Rahmen des Bundesteilhabegesetzes (BTHG). Mit einem Standard-Rahmen für das Zielbild BTHG wird eine Basis geschaffen, die für alle zugeordneten Dienstleistungsprodukte geeignet ist. Ein Monitoring der Leistungen aus Controlling-Sicht ist einfach darstellbar und bedeutet, dass keine manuellen Berechnungen notwendig sind.

screenshot lucanet struktur leistungsbereiche und maßnahmen
Abbildung 3: 1. Dimension – Struktur nach Leistungsbereichen und Maßnahmen 
lucanet screenshot kontenstruktur nach leistungszahlern
Abbildung 4: 2. Dimension – Kontenstruktur nach Leistungszahlern 

LucaNet schafft weitere Vorteile:

1. Datenverarbeitung – automatisiert und sicher

Für eine gute Unternehmensführung werden Tausende von Daten benötigt. Diese müssen aus unterschiedlichsten Quellen und Vorsystemen (FiBu, CRM, DMS u.v.m.) zusammengeführt, geprüft und interpretiert werden. LucaNet übernimmt alle Daten – schnell, unkompliziert und automatisiert. Die anschließende Zuordnung in Strukturen bzw. Dimensionen schafft die Grundlage für qualitativ hochwertige und transparente Daten.

2. Reporting – Fakten statt Bauchgefühl 

Mit LucaNet lassen sich nicht nur für das Sozialunternehmen definierte Standardberichte zu den wichtigsten KPIs (Plan-Ist-Vergleiche, Maßnahmenbelegung, Umsatz und Personalkosten) auswerten, sondern es können unterschiedliche Berichtformate eigenständig erstellt und individualisiert werden. So plant das Management nicht nur Ergebnisse, sondern steuert das Unternehmen basieren auf einem festen betriebswirtschaftlichen Fundament in eine erfolgreiche Zukunft.

3. Planung und Steuerung – schnell und flexibel

WAYES und LucaNet liefern gemeinsam eine umfassende Sicht auf alle relevanten Finanzdaten.

Mit den Daten aus Vorsystemen wie der Finanzbuchhaltung können nicht nur monatliche Reportings erstellt, sondern auch Szenario-Planung oder operative Planung durchgeführt werden. Forecasting und Budgetplanung sind einfach steuerbar, ohne dass umfangreiche Excel-Tabellen aufwendig befüllt werden müssen. Besonders die Budgetplanung spielt im sozialen Sektor eine wichtige Rolle, um im Belegungsmanagement der Maßnahmen stets am Ball zu bleiben und Abweichungen und Schwankungen in Echtzeit vergleichen zu können.

Fazit

Die Komplexität eines Sozialunternehmens mit Refinanzierung, Kostensätzen und gesetzlichen Vorgaben ist hoch. Die Finanzspielräume sind dagegen jedoch eher gering. Die Financial-Performance-Management Software von LucaNet ermöglicht es, diese Situation mit wenig Aufwand und der professionellen Unterstützung von WAYES zu optimieren. Die klare, auf beide Kundengruppen (Leistungsempfänger und -zahler) der Sozialwirtschaft ausgerichtete Struktur der Geschäftsbereiche rundet das Potenzial des FPM-Tools ab.

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