Digital Transformation delivered – LucaNet als Erfolgsfaktor für die Digitalisierung im Office of Finance

Katharina Heymann: Marc, welche aktuellen Herausforderungen gibt es für Sie als CFO und für Ihre Finanzabteilung?

Marc Kaminski: Die zunehmende Innovations- und Informationsgeschwindigkeit stellt an uns die Herausforderung, dass wir Schlüsselfaktoren für die Rentabilität identifizieren und wiederholende Arbeiten automatisieren. BI und standardisierte Workflows stellen per se keine Wettbewerbsvorteile mehr dar, sondern sind Grunderfordernisse für erfolgreiche Unternehmen. Best practice war gestern – Best thinking ist heute und morgen gefragt.

Katharina Heymann: Torsten, was sind denn für Sie als Finanzberater und Wirtschaftsprüfer die größten Herausforderungen einer Finanzabteilung?

Torsten Janßen: Schnelligkeit ist auf jeden Fall ein großes Thema. Zum Beispiel, dass Geschäftsberichte immer schneller erstellt und abgegeben werden müssen. Dazu gibt es auch viele rechtliche Anforderungen, die eingehalten werden müssen. Insgesamt beobachte ich, dass es eine immer größere Nachfrage nach professionellen digitalen Lösungen gibt.

Katharina Heymann: Shan, Sie haben bei TOPWERK LucaNet eingeführt. Wie wird die Software nun eingesetzt?

Shan Liu: Wir haben LucaNet in großem Umfang eingeführt. Insbesondere im Bereich der Jahresabschlüsse, beim Reporting und auch bei der Planung sehen wir seitdem deutliche Effizienzsteigerungen. Die Intercompany-Abstimmung hat sich deutlich verbessert, die Datenerfassung ist dank diverser Schnittstellen in LucaNet weltweit gestrafft. Auch die Flexibilität verschiedener Berichtsstrukturen bietet uns einen großen Mehrwert. Mit LucaNet können wir komplexe Reportingsstrukturen ganz einfach abbilden, die zudem jeder einzelne durchführen kann, auch ohne IT-Expertin oder IT-Experte zu sein.

Katharina Heymann: Marc, können Sie etwas über das Projekt One Finance erzählen, mit dem Sie die Arbeit in der Finanzabteilung digitalisiert und neu strukturiert haben?

Marc Kaminski: Unser Hauptaugenmerk lag auf dem Insourcing verschiedener Aufgaben und der Harmonisierung von Abläufen und Geschäftsbereichen, die zuvor getrennt voneinander gearbeitet hatten. Wir haben uns dabei intensiv mit Reportingstrukturen, Planungsprozessen, Kontengestaltungen zur leichteren Unterstützung von Managementanalysen und der Optimierung der Erstellung der Jahresabschlüsse beschäftigt. Andernfalls werden schlechte manuelle Prozessabläufe schlichtweg nur in schlechte digitale Prozessabläufe transformiert.

Katharina Heymann: Wow, das sind große Veränderungen. Wie konnte LucaNet dabei unterstützen?

Marc Kaminski: Die Einführung von LucaNet war ein mitentscheidender Baustein, vor allem im Hinblick auf die Automatisierung der Abschlusserstellung, der Konsolidierung und der (Szenario-)Planung. Zusammen mit Power BI ist nun die Simulation von Einflussgrößen und KPIs möglich sowie eine anspruchsgruppengerichtete Aufbereitung. Der erhöhte Automatisierungsgrad gibt uns die Möglichkeit, dass wir uns auf kritische Treiber und deren Analyse konzentrieren, anstatt Stunden mit der reinen Aufbereitung zu verschwenden.

Michael Schneider: Ich finde, dass das One Finance ein großartiges Projekt ist. Zum einen sieht man daran, wie eine Lösung wie LucaNet gute und schnelle Ergebnisse bringt. Zum anderen zeigt es, wie wichtig es ist, dass hinter einem Projekt dieser Größenordnung ein gutes konzeptionelles Rahmenwerk steckt und dass es mit den Zielen und der Strategie des Unternehmens abgestimmt sein muss.

Katharina Heymann: Shan, wie ist man bei TOPWERK vorgegangen, um digitaler zu werden?

Shan Liu: Wir haben einen ähnlichen Prozess hinter uns. Die Zieldefinition ist wichtig, die Definition von Meilensteinen, die Verteilung der einzelnen Arbeitspakete. Genauso wichtig war aber auch ein gutes Change Management. Denn dadurch haben wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unserer Finanzabteilung mitgenommen, konnten auf Bedenken eingehen und Ihnen die vielen positiven Seiten eines Digitalisierungsprojekts wie der Implementierung von LucaNet von Anfang an aufzeigen. Das spielte eine große Rolle für den Erfolg des gesamten Projekts. Und dann sollte man sich immer vor Augen führen, dass es besser ist, schrittweise vorzugehen. Wir haben zum Beispiel mit einer Kerngruppe angefangen und dann unser System nach und nach auf mehr Nutzerinnen und Nutzer im Unternehmen ausgeweitet. Außerdem haben wir uns, nachdem die Konzernfinanzen jeden Monat vereinheitlicht wurden, mit den „Lessons Learned“ aus den Prozessen auseinandergesetzt. Wichtig ist auch, Rückmeldung an die Wirtschaftsprüfer zu geben, wenn es irgendwo im Prozess abweichende Einsätze im Vergleich zur Vergangenheit gibt.

Katharina Heymann: Torsten, wie ist denn die Sicht von Wirtschaftsprüfern, Investoren und Beratern auf LucaNet?

Torsten Janßen: Was wir wollen, sind automatische, verlässliche und transparente Daten, insbesondere in den Konzernberichten. Dafür steht LucaNet. Eine weitere große Stärke der Software ist die Möglichkeit, an verschiedene Warenwirtschaftssysteme anzudocken. Das ist besonders hilfreich für mittelständige Unternehmen. Viele haben eine komplett fragmentierte IT-Landschaft und mit LucaNet hat man die Möglichkeit, unterschiedliche ERP-Systeme miteinander zu verbinden und zu integrieren. Noch eine Anwendung, die für uns wichtig ist, sind die Funktionen in Bezug auf Börsengänge. Wir als Wirtschaftsprüfer haben da besondere Pflichten, wir brauchen hundertprozentige Verlässlichkeit. Und mit den Modulen SmartNotes und Group Report ist LucaNet da wirklich sehr gut aufgestellt.

Katharina Heymann: Torsten, ein wichtiger Punkt für Sie ist die Verfolgbarkeit der Daten. Wie unterstützt LucaNet in diesem Bereich?

Torsten Janßen: LucaNet nimmt einem zwar nicht die ganze Dokumentation ab, ist aber dennoch eine große Unterstützung. Zum Beispiel durch den integrierten Dokumentationsprozess. Es können relevante Dokumente hochgeladen werden, Screenshots, Konzernkonten, man kann alles Mögliche in den Einträgen hinzufügen. Das macht es für uns leichter, die Prüfpfade zu verfolgen. Und es sorgt dafür, dass weder wir noch die Kunden Zeit verlieren. Auf Konzernebene sehen wir, dass LucaNet bei der Konzernrechnungslegung eine große Hilfe ist oder beim Risikomanagement. Da geht es vor allem um die Verbesserung der Datenqualität.

Katharina Heymann: Shan, was sind für Sie die Key Learnings aus Ihrem Digitalisierungsprojekt?

Shan Liu: Zum einen, dass man die Ziele wirklich sehr genau definieren soll, dann hat man schon die halbe Arbeit getan. Außerdem empfehle ich, einen stufenweisen Projektansatz zu verfolgen. Zum Beispiel erst die historischen Daten importieren, dann den Konsolidierungsprozess aufsetzen und danach ein Modul wie Group Report implementieren. Wichtig ist zudem eine Unternehmenskultur, in der man sich als lernende Organisation wahrnimmt. Und hier spielt dann insbesondere auch die Weiterbildung eine Rolle. Das heißt, es muss ausreichend Schulungsmöglichkeiten für die Teams innerhalb des Unternehmens geben, sodass sie die Anforderungen der Digitalisierung bestens erfüllen können.

Katharina Heymann: Und bei Ihnen, Marc?

Marc Kaminski: Man muss sich bewusst sein, dass es Rückschläge geben wird, dass Fehleinschätzungen vorkommen, dass Überzeugungskraft benötigt wird und dass der eigentliche Erfolg nicht immer sofort sichtbar ist. Und: Dass der Mensch im Mittelpunkt steht, gerade bei der Digitalisierung. Denn eine Transformation bedeutet stets Disruption, und das verängstigt viele Menschen. Genau aus diesem Grund haben wir ein Konzept für die Transformation formuliert und gemeinschaftlich die Vorteile der neuen digitalen Möglichkeiten herausgearbeitet. Alle sollten mit an Bord und von unserem Vorhaben überzeugt sein. Nur dann kann die neue Spielwies auch wirklich genutzt und der Ertrag gesteigert werden.

Katharina Heymann: Michael, was sind die Erkenntnisse aus den Digitalisierungsprojekten, die Sie begleitet haben?

Michael Schneider: Wie Shan und Marc gesagt haben: am Ende geht es immer um die Menschen. Was wir als Beraterinnen und Berater machen, ist, die Menschen für solche Prozesse zu begeistern und ihnen zu zeigen, wie unsere Projekte oder ein Tool wie LucaNet ihnen im Alltag helfen können. Und zweitens spielt ein agiler Projektansatz eine zentrale Rolle. Ein schrittweiser Roll-out ist ganz wichtig, auch damit alle an Bord bleiben. Außerdem braucht man ein gutes Konzept, das alle relevanten Prozesse beeinflusst und den strategischen Anforderungen genügt. Auch das beste Tool kann schlechte Prozesse nicht ausgleichen. Stabile und standardisierte Prozesse sind ganz zentral für digitale Tools und umgekehrt. Wir betrachten uns selbst als Coaches oder als Sparring-Partner für unsere Kunden. Wir tauschen uns über erfolgreiche Ansätze aus und wir versuchen die Leute wirklich zu inspirieren und einzunehmen.

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