In 3 Schritten zur erfolgreichen Implementierung eines Power BI-Reportings

frau schaut auf pc-bildschirm und arbeitet mit daten

Microsoft Power BI ist eines der bekanntesten Tools für Business Intelligence und richtig eingesetzt sehr gewinnbringend. Dennoch tun sich viele Unternehmen schwer damit, Power BI in ihrer Finanzabteilung einzuführen. Dabei lohnt es sich besonders jetzt auf ein Power BI-Reporting zu setzen: In Krisenzeiten, wie der Corona-Pandemie, ist es wichtig, alle Daten im Blick zu haben und den Wettbewerbern dadurch immer einen Schritt voraus zu sein.

Ein gutes BI Tool muss nicht teuer sein und Power BI-Dashboards bieten alles, was man braucht. Um jedoch ein BI-Projekt zu starten, sollte man sich bewusst sein, was man überhaupt von einem BI Tool erwartet.

Informieren Sie sich in diesem Blogbeitrag über die einzelnen Schritte, die für den erfolgreichen Start eines Power BI-Projekts notwendig sind, und welche Maßnahmen dabei vorab getroffen werden sollten.

1. Setzen Sie klare Ziele zur Implementierung von Power BI

Power BI ist ein extrem leistungsfähiges Tool mit unendlichen Möglichkeiten. Ehrgeizige CFOs und Mitarbeiter des Finanzteams stürzen sich oft Hals über Kopf in Business-Intelligence-Projekte und versuchen, alle verfügbaren Daten zu analysieren und jeden einzelnen Finanzbericht in einem Power BI-Dashboard zu automatisieren. Zu schnell zu viel erreichen zu wollen führt jedoch oft zu Fehlschlägen, da man schnell die Übersicht verliert und ihr Power BI-Reporting dadurch Fehler enthalten können.

Daher ist die erste Frage, die sich jeder CFO stellen sollte:

Was sind meine Beweggründe für ein BI-Projekt?

Es ist äußerst wichtig, den wahren Zweck der Implementierung von Microsoft Power BI in Ihrem Unternehmen und die Ziele, die Sie letztendlich damit erreichen möchten, zu ermitteln. Die Notwendigkeit von Business-Intelligence-Tools ist mittlerweile zwar unbestreitbar, aber es ist wichtig, den Nutzen vom Power BI-Reporting insbesondere für Sie und Ihr Unternehmen zu verstehen, und nicht einfach nur auf den Zug aufzuspringen.  

Ohne einen Grund und eine Vision für Ihr BI-Projekt ist ein Big-Bang-Ansatz, der sich nur auf die Ausgabe von Power BI-Dashboards konzentriert, sowohl ressourcenintensiv als auch möglicherweise nicht skalierbar genug, um sich an eventuelle Änderungen der Berichtsanforderungen anzupassen. Erschwerend könnte hinzukommen, dass Sie in Ihrem Team auf wenig Bereitschaft zur Veränderung stoßen. Dies sind unerwünschte Folgen, die Ihre Ressourcen weiter belasten und Ihren Zeitplan für die Umsetzung verlängern könnten.  

Denken Sie deshalb stets daran, dass "weniger mehr ist". Richten Sie Ihre Ziele aus, um die Grundlage für den Erfolg Ihrer Vision zu schaffen. Dabei sollte das übergeordnete Ziel das Big Picture sein, unter dem skalierbare Teilziele gesetzt werden können. Denn es ist wichtig, die Dinge einfach zu halten. 

Ein übergeordnetes Ziel könnte zum Beispiel der Aufbau einer datengesteuerten Organisationskultur sein – bei der Daten als oberste Grundlage zur Entscheidungsfindung dienen. Dabei können kleine Teilerfolge erzielt und Kompetenzen aufgebaut werden und Ihr Team gleichzeitig zu Veränderungen motiviert werden. 

Wer profitiert von einem Power BI-Projekt?

Ein weiterer Punkt, über den Sie sich klar werden sollten, ist, wer überhaupt von Power BI profitiert. Und inwieweit wird die Implementierung von Power BI den Bedürfnissen der Nutzer gerecht? Versuchen Sie, die Perspektive der Führungsebene und der internen und externen Stakeholder einzunehmen, und stellen Sie sich vor, wie Finanzdaten in Zukunft „konsumiert“ werden sollten. 
Denken Sie dabei über den eigenen Tellerrand hinaus. Auf diese Weise erhalten Sie eine bessere Vorstellung darüber, wie Ihre Power BI-Dashboards und -Berichte aussehen sollten, und können so Ihre Projektziele effektiv aufbauen und priorisieren.

Wie bei jedem anderen Digitalisierungsprojekt brauchen Sie ein Ziel, das spezifisch genug und zeitlich begrenzt ist und auf das die Beteiligten hinarbeiten können. Außerdem muss das Ziel messbar sein und der Erfolg und die Wirksamkeit der laufenden Bemühungen müssen anhand von Kennzahlen bestimmt werden können. Da sich das Projekt an den Zielen ausrichten wird, ist dies der wichtigste Schritt, dem Sie genügend Zeit widmen sollten. 

Ein erster Ansatz hierfür könnte sein, Ihr Team dazu zu befragen, um sich vorab ein Gesamtbild zu verschaffen. Denn Ihr Team weiß selbst am besten, wo die Schwachstellen liegen und welche Anforderungen es gibt, und kann Ihnen so dabei helfen, einen umsetzbaren Plan entlang der Lernkurve Ihrer Mitarbeiter zu entwerfen. 

2. Bewertung der Datenqualität - Sind Ihre Daten reif für die Implementierung von Power BI?

Eine weitere Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Bin ich überhaupt bereit, ein BI-Projekt zu starten? Viele CFOs wollen Power BI implementieren, versäumen aber vorab einen Blick auf das zu werfen, was die Grundlage dafür bildet, und was die Voraussetzungen überhaupt sind. Das Herzstück von einem erfolgreichen Power BI-Reporting sind die Daten! Und wie sagt man so schön: „Garbage in, Garbage out’. Und so ist es ebenso wichtig wie jeder andere Schritt des Implementierungsprozesses, sicherzustellen, dass Daten von guter Qualität als Basis dienen.

Hier deshalb einige Schlüsselfragen als Anregung:

  1. Ist mein Unternehmen und sind seine Daten bereit, Power BI zu implementieren? 
  2. Gibt es in unserer Organisation einen Prozess, der die Genauigkeit, Standardisierung, Vollständigkeit und Aktualität der Daten sicherstellt?
  3. Sind wir in der Lage, Power BI zu implementieren?
  4. Welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein, um meinem Team einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen?

Beginnen Sie am besten damit, Ihre bestehenden Finanzprozesse von einem Experten überprüfen zu lassen. Sofern Sie diesen Schritt intern organisieren, stellen Sie sicher, dass die dafür zuständige Person oder das Team ausreichend Kompetenz und Vollmacht hat, um die Prozessbewertung durchzuführen. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Erfolg eines Projekts oft in hohem Maße vom Committment der Projektleitung abhängt. Dies gilt auch, wenn Sie einen externen Experten beauftragen. 

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Sie über ein zentralisiertes Data Warehouse mit einer einheitlichen Datenbasis verfügen. Ein solches Data Warehouse kann aus verschiedenen Quellen gefüllt werden, aber es sollte einer zentral vorgegebenen Struktur folgen. Der Prozess zur Vereinheitlichung mehrerer Datenquellen in einem Warehouse wird allgemein als ETL (Extrahieren, Transformieren und Laden) bezeichnet. 

Werden Sie sich darüber im Klaren, in welcher Phase des Implementierungsprozesses Sie sich aktuell befinden. Basierend auf unserem hier bereitgestellten Leitfaden und angesichts der Tatsache, dass Sie diesen Artikel lesen, gehen wir davon aus, dass Sie sich in der Awareness-Phase befinden und sich informieren, welche Vorteile ein Power BI-Projekt hat. Am Ende der Awareness-Phase steht die Schaffung einer datengesteuerten Organisationskultur, um Power BI voll auszunutzen.

3. Setzen Sie auf die richtigen Experten, um Ihr Power BI-Projekt zu leiten

Nachdem Sie Ihre Ziele und den Qualitätsgrad der Daten Ihres Unternehmens betrachtet haben, ist der nächste Schritt die Einführung des Tools.

Für die Implementierung von Microsoft Power BI können Sie leicht auf fremdes Fachwissen und so von den Erfahrungen externer Berater bei ähnlichen Projekten zurückgreifen. Mit Sicherheit profitieren Sie von deren Erkenntnisse, die hinsichtlich Projektziel und -vorgaben tendenziell objektiver und weniger vorbelastet sind.

Experten können Ihnen helfen, Ihre Prozesse neu zu gestalten, Ihre Datenquellen zu zentralisieren, eine Plattform zur Auswertung von Datensätzen zu implementieren und Ihre Daten zu formen und zu modellieren. Sie können zu einer soliden, gut durchdachten Lösung verhelfen, die nicht nur die Daten allein, sondern auch End-to-End-Prozesse außerhalb des BI-Tools berücksichtigt.

Finden Sie Power BI-Experten in Ihrem Unternehmen

Achten Sie auch darauf, internes Fachwissen aufzubauen, damit Sie sich BI-Tools selbstgesteuert zunutze machen können. Ihr Ziel sollte es sein, Ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten auszustatten, damit sie neue Power BI-Dashboards aus derselben Datenquelle selbst automatisieren können. Und zum Glück leben wir in einer hochgradig digitalisierten Welt, in der mehrere Plattformen zur Verfügung stehen, um grundlegende Power BI-Kenntnisse zu erwerben. 

Falls Sie externe Experten hinzuziehen, sollten Sie unbedingt darauf achten, einen maßgeschneiderten Einarbeitungsplan auszuarbeiten, um die Akzeptanz zu erhöhen. Dies wird dazu beitragen, dass Sie Ihr Ziel schneller erreichen und einen dauerhaften Erfolg gewährleisten.

Zusammenfassung: Warum Ihr Unternehmen Power BI implementieren sollte

Die Einführung Ihres Power BI-Reportings ist keine unüberwindbare Aufgabe. Wenn Sie schrittweise vorgehen, um Ziele festzulegen, die die Qualität Ihrer Daten sichern und Expertenwissen einbinden, dann ist Ihr Unternehmen in der Lage, die Vorteile eines erfolgreich implementierten Power BI-Projekts zu nutzen. Die dadurch verfügbaren Visualisierungen helfen Ihnen und Ihrem Team dabei, schneller bessere Erkenntnisse zu gewinnen.

Einem ACCA-Bericht (Association of Chartered Certified Accountants) zufolge glauben 76% der Finanzchefs, dass das Thema Big Data, also eine große, komplexe Menge von Daten, die Unternehmen in den nächsten fünf Jahren viel beschäftigen wird. Die Chancen, aber auch die Tücken von Big Data, finden in Unternehmen auf der ganzen Welt immer mehr Beachtung, da sich die Unternehmensleitung mit den Risiken und Möglichkeiten, die es für sie bedeuten wird, auseinandersetzen müssen. (ACCA). Und so gibt keinen besseren Zeitpunkt für ein BI-Tool-Projekt als jetzt.

Der Boost für Ihr Reporting

Suchen Sie noch weitere Informationen zum Thema Power BI-Reporting? Informieren Sie sich auf unserer Detailseite rund ums Thema BI und Dashboarding.

Power BI-Software

Das könnte Sie auch interessieren