IC-Abstimmung: Herausforderungen und Optimierung in 4 Schritten

In einer von BPM International durchgeführten Umfrage gaben 72 % der teilnehmenden Unternehmen an, dass sie sehr viel Zeit für die Klärung von Intercompany-Differenzen aufwenden. 31 % der Befragten nannten den Prozess als erhebliches Hindernis für ihren Finanzabschluss. Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden hat gezeigt, dass Unternehmen heutzutage dazu neigen, sich nicht mehr nur auf die bloße Einhaltung von rechtlichen Vorgaben zu beschränken, sondern sich stattdessen verstärkt darauf konzentrieren, Nachhaltigkeit und Kontrolle in ihre Prozesse zu integrieren. Durch die Verbesserung der IC-Abstimmung können Sie Ordnung in den Datendschungel bringen und einen schnelleren Finanzabschluss erreichen.

Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, was die Intercompany-Abstimmung so schwierig macht und wie Sie den Abstimmungsprozess vereinfachen können.

Was sind die Herausforderungen bei der IC-Abstimmung?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum die Intercompany-Abstimmung so schwierig ist:  

  • Unterschiedliche Controlling-Software: Tochtergesellschaften arbeiten mit verschiedenen ERP-Systemen, von denen einige möglicherweise nicht geeignet sind, um die notwendigen Details von Intercompany-Transaktionen zu erfassen.
  • Abweichende Rechnungslegungsstrukturen
  • Zeitliche Unterschiede, wenn Tochtergesellschaften ein abweichendes Geschäftsjahresende haben.
  • Die Abstimmung erfolgt zentral, d. h. das Konzern-Team stellt die konsolidierten Ergebnisse zusammen. Bei Differenzen führt der Abstimmprozess zu einem ständigen Hin und Her zwischen den Buchhaltern des Konzerns und der Töchter und somit zu einer sehr ineffizienten Kommunikation.

Optimierung der IC-Abstimmung in vier Schritten

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Optimierung der IC-Abstimmung der Schlüssel zu einer effizienteren und schnelleren Finanzberichterstattung und -analyse ist. In der Abbildung unten haben wir vier Schlüsselschritte skizziert, die für eine erfolgreiche Optimierung Ihrer IC-Abstimmprozesse erforderlich sind.

ic abstimmung optimieren prozessgraphik
Graphik 1: Optimierung des IC-Abstimmungsprozesses

Schritt 1: Entwicklung standardisierter globaler Richtlinien

Unternehmen verbringen enorm viel Zeit damit, sich auf eine Vielzahl von Berichtspraktiken zu einigen. Wenn jedoch die Konzernmutter ihre Vorgänge abweichend von den Tochtergesellschaften kategorisiert und kennzeichnet, entsteht ein weiteres Datenchaos, das die Buchhaltungsteams beseitigen müssen. Fehler in den Jahresabschlüssen sind so unvermeidlich.

Durch die Formalisierung klar definierter Vorgaben und Regeln und deren anschließende Automatisierung müssen die Gegenparteien die Intercompany-Vorgänge nicht mehr buchen und korrigieren. Durch einen einzigen Prozess für die Erfassung und den Austausch von Intercompany-Daten können Probleme hinsichtlich Währungsbeträgen, Transaktionswerten und steuerlichen Auswirkungen vermieden werden.

Die neuesten Technologien gehen noch einen Schritt weiter: Mithilfe von Regeln können Intercompany-Daten auf der Grundlage von Toleranzgrenzen abgeglichen und Abweichungen automatisch identifiziert werden. So kann sich die Buchhaltung auf die Diskrepanzen konzentrieren, ohne jedes Konto manuell validieren zu müssen; Differenzen zwischen Gesellschaften können zusammengefasst oder im Detail betrachtet werden.

Schritt 2: Datenintegration aus mehreren Quellen

Die Forschungsstudie "The Future of Financial Reporting (FSN, 2018)" zeigt, wie groß die Frustration der Finanzteams über die Probleme bei der Extraktion von Daten aus den Vorsystemen ist. Ein Viertel der Befragten beklagte sich darüber, dass sie zu viel Zeit mit dem Sammeln von Daten aus verschiedenen Quellen verbringen.

Durch den Einsatz von Finanzsoftware, die mit allen Datenquellen kompatibel ist, entfällt die Konvertierung der Daten vor dem Import in ein bestimmtes Format. Die Live-Integration in Kombination mit umfassenden Abgleichsfunktionen gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Intercompany-Abstimmung vollständig, genau und pünktlich ist.

Schritt 3: Klar definierter Workflow

Das Ping-Pong-Spiel per E-Mail zur Klärung von Differenzen zwischen Unternehmen kann für die Finanzteams oft zu einer hohen Belastung werden. Ein strukturierter Workflow stellt sicher, dass alle Schritte des Abstimmungsprozesses in einer logischen Reihenfolge und erst nach den erforderlichen Prüfungen und Freigaben abgeschlossen werden.

Workflows ermöglichen es Organisationen, Differenzen mithilfe von Überwachungs- und Genehmigungsprozessen zu verwalten, von der Klärung der Ursache bis hin zur Korrektur, einschließlich der Weiterleitung an die richtigen Mitarbeiter, um zu entscheiden, welche Organisationseinheit verantwortlich ist.

Schritt 4: Verbesserte Transparenz

Trotz der wachsenden Komplexität tragen traditionelle Ansätze der Intercompany-Buchführung wenig dazu bei, die Risiken des Prozesses zu minimieren und bieten allenfalls eine begrenzte Transparenz über den Status der Abstimmungen.

Technologiegestützte Lösungen hingegen bieten die Möglichkeit, den Fortschritt der IC-Abstimmungen zu jedem Zeitpunkt im Monat in Echtzeit zu überwachen. Konfigurierbare Analyse- und Dashboard-Funktionen bieten autorisierten Benutzern Transparenz, um den Status und den Fortschritt anhand ausgewählter Kriterien zu verfolgen, z. B. nach Unternehmen, Region oder abgeschlossenen Meilensteinen.

Zusammenfassung: Optimierung der IC-Abstimmung

Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen viel Zeit sparen könnten, wenn ihre Berichtseinheiten einen Peer-to-Peer-Abstimmungsprozess einführen würden, bei dem sie direkt miteinander kommunizieren und Differenzen untereinander lösen - und so die Verantwortung für die richtige Vorgehensweise vom zentralen Finanzteam auf die Berichtseinheiten selbst verlagert werden würde.

Obwohl dies die naheliegendste Lösung zu sein scheint, zeigen Untersuchungen, dass viele Unternehmen vor der Komplexität einer solchen Transformation zurückschrecken, was dazu führt, dass nur 4 % der Unternehmen diesen höchsten Entwicklungsgrad bei ihrem IC-Abstimmungsprozess erreichten (Deloitte Development LLC 2017).

Aufstrebende Unternehmen sollten sich daher bewusst machen, dass durch den Einsatz von Technologien für die IC-Abstimmung mit geringem Aufwand radikale Prozessänderungen vorgenommen und möglicherweise erhebliche Effizienzgewinne erzielt werden können. Diese Gewinne sind nicht nur finanzieller Natur, sondern können auch darin bestehen, dass die Finanzleitung entlastet wird und keine ausführende, sondern eine überwachende Rolle im IC-Abstimmungsprozess einnimmt.

Wir haben die Vorteile, die eine professionelle FPM-Software bei der Optimierung Ihres IC-Abstimmungsprozesses bieten kann, zusammengefasst. Werfen Sie einen Blick auf unsere Lösungsseite:

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