5 Gründe für digitale Prozesse im Rechnungswesen

kenneth tan arbeitet auf dem sofa mit laptop

Ich stamme aus einer Familie von Buchhaltern. Sowohl mein Vater als auch meine Schwester sind Buchhalter, mein Vater sogar schon seit seinem Schulabschluss. Schon als Kind wollte ich in die Fußstapfen meines Vaters treten, und so entschloss ich mich für ein Studium im Rechnungswesen.

Wie viele andere Absolventen in diesem Bereich ergatterte ich meinen ersten Job bei einer der Big 4: KPMG. Ich stürzte mich als Audit Associate kopfüber in meine neuen Aufgaben. Und durch unsere Auditverfahren durfte ich die Arbeitsweise unterschiedlicher Unternehmen und Branchen kennenlernen.

Dank mehrerer Projekte, die mich durch Südostasien führten, und durch den Kontakt mit verschiedenen großen und kleinen Unternehmen und Arbeitskulturen in dieser Region konnte ich mich beruflich schnell weiterentwickeln.

Was sich jedoch wenig weiterentwickelt hat, ist das Rechnungswesen. Und dadurch verbrachte ich, genau wie mein Vater, die meiste Zeit damit, zwischen endlosen Excel-Arbeitsmappen mit Hauptbuchbeständen, Summen- und Saldenlisten und zahllosen weiteren Arbeitsblättern hin und her zu springen.

In diesem Beitrag möchte ich meine Erfahrungen im Finanzsektor zusammenfassen und 5 Gründe nennen, inwiefern Ihr Unternehmen von digitalen Prozessen im Rechnungswesen profitieren kann.

Noch weit entfernt vom digitalen Rechnungswesen

Nach den ersten Jahren im Unternehmen wurde mir klar: Das, was mir mein Vater "damals" schon über die Bereiche des Rechnungswesens vermittelt hatte, war immer noch auf die Arbeit anwendbar war, die meine Kunden und ich machten:

  • Ständiger Zeitmangel
  • Druck beim Finanzreporting zu Stoßzeiten
  • Schwierigkeiten hinsichtlich der Genauigkeit von Finanzberichten und Abschlüssen

Wenn man zu diesem Zeitpunkt meiner Laufbahn den früheren und aktuellen Stand anderer Abteilungen verglich, wurde schmerzhaft deutlich, dass die anderen Abteilungen im Hinblick auf die technologische Entwicklung die Nase vorn hatten.

1. Die digitalen Transformationen in anderen Bereichen vergleichen

Nehmen wir zum Beispiel das Marketing. Früher lieferten sich die Werbefachleute erbitterte Kämpfe um die besten Plätze in den Print-Medien. In der heutigen Welt jedoch spielt sich ein Großteil der Marketingaktivitäten digital ab.

Oder als weiteres Beispiel die Personalabteilung. Ich kann mich noch vage an die vertraulichen Umschläge mit den Lohnabrechnungen erinnern, die wir früher am Ende jedes Monats erhielten. Heute werden wir digital darüber benachrichtigt und können unseren Kontostand über mobile Apps in Echtzeit verfolgen.

Und ganz zu schweigen von Berufen, die es vor 30 Jahren noch gar nicht gab, wie zum Beispiel Entwickler von mobilen Apps, Datenanalysten oder Social-Media-Manager.

An der Rechnungswesen-Front war eine der größten digitalen Revolutionen der letzten 30 Jahre die Einführung von ERP-Systemen. Die haben zwar dazu beigetragen, den Zeit- und Arbeitsaufwand der Buchhalter im Rechnungslegungsprozess erheblich zu reduzieren, aber soll das wirklich die einzige bedeutende Veränderung gewesen sein, die in den letzten 30 Jahren in dieser Branche stattgefunden hat?

2. Die Gefahren der Nicht-Digitalisierung für Unternehmen

Heutzutage haben Unternehmen einen leichteren Zugang zur Internationalisierung. Und sie generieren viel mehr Daten, die für Analysen leicht verfügbar sind. Die Rechnungslegungsstandards ändern sich ständig, um sich an die Anforderungen der heutigen globalen Wirtschaft anzupassen. Und mit der jüngsten Covid-19-Pandemie steht das Controlling zunehmend unter dem Druck, schnelle und zuverlässige Daten als Basis für unternehmerische Entscheidungen zu liefern.

Veränderungen wie diese, um nur einige zu nennen, machen das Leben von Buchhaltern und Finanzexperten nicht gerade einfach.

Eine von CIMA Global durchgeführte Studie zeigt, dass Buchhalter und Finanzexperten mehr als die Hälfte (64%) ihrer Zeit damit verbringen, Finanzdaten zu sammeln und zu analysieren. Nur ca. ein Drittel (36 %) ihrer Zeit verbringen sie damit, die daraus gewonnenen Erkenntnisse zu kommunizieren, um Entscheidungen zu beeinflussen und unternehmerische Handlungen zu lenken, die letztlich einen Wert für ihr Unternehmen schaffen.

Angesichts der Geschwindigkeit, mit der sich die Weltwirtschaft entwickelt, reicht der Status quo im internen und externen Rechnungswesen und Finanzbereich einfach nicht aus. Wenn es einen ganzen Tag dauert, Zahlen für einen ganzheitlichen Einblick in die Finanzen vorzubereiten, dann ist das in der heutigen Zeit schlichtweg einen Tag zu spät.

3. Mehr Mitarbeiter im Unternehmen sind kein Ersatz für ein digitales Rechnungswesen

Für viele traditionelle Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, die großen Datenmengen zu verarbeiten, zu bündeln und aussagekräftige und zeitnahe Analysen zu liefern, besteht die intuitivste Maßnahme zur Bewältigung der gestiegenen Anforderungen darin, mehr Mitarbeiter im internen und externen Rechnungswesen einzustellen. Aber beseitigt das wirklich die Engpässe bei den Finanzprozessen?

Kurz gesagt: Nein!

In den meisten Fällen stehen Unternehmen mit aufgestocktem Personal immer noch vor den gleichen Problemen, wie z. B. dem Bedarf an einer zentralen Plattform, mit der sie ihre unterschiedlichen Datenquellen verwalten können, um am Ende lückenlose und genaue Daten zu erhalten.

Dieses Problem wird noch verschärft, wenn sich die Anzahl der Tabellenkalkulationen, mit denen sie jonglieren müssen, durch die gestiegenen Anforderungen ihrer Organisation vervielfacht.

Zusätzlich steigen die Anforderungen in der Personalführung: Wie effizient arbeitet das gewachsene Team zusammen und wie können einzelne auf den Stärken und Schwächen anderer aufbauen und sich entwickeln?  Daher mag die Einstellung von mehr Mitarbeitern kurzfristig Abhilfe schaffen, aber auf lange Sicht ist es wahrscheinlich nicht die beste Lösung, vor allem nicht für Führungskräfte.

4. Digitales Rechnungswesen ist der Schlüssel zum Erfolg

Moderne Unternehmen führen die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ein, und überlassen damit sich wiederholende (und banale) Aufgaben einem Computer. Gleichzeitig werden Technologien eingesetzt, mit denen Daten nahtlos integriert und transformiert werden können, sodass der manuelle Aufwand bei der Datenverdichtung, auch bekannt als Number Crunching, entfällt.

Auch gibt es immer mehr Unternehmen, die Live-Feeds für ihre Finanzdaten und -informationen nutzen, und dabei mithilfe von statistischer Modellierung prädiktive Analysen einbinden. Das Konzept, nach dem die Finanzberichterstattung nur eine rückblickende Funktion hat, gehört somit der Vergangenheit an.

Herausforderungen können zu Wachstumschancen werden, wenn ein Unternehmen die richtigen Technologien einsetzt, um seine Prozesse zu optimieren.

Meine Erfahrungen im Finanzsektor und die Arbeit mit vielen Teams im Bereich des Rechnungswesens haben mir gezeigt, dass es ein Schlüsselelement gibt, das erstklassige Unternehmen von ihren Mitbewerbern unterscheidet:

Die Fähigkeit, Daten nutzbar zu machen und zu analysieren.

5. Technologie zunutze machen, um manuelles Rechnungswesen zu beseitigen

Wenn Unternehmen in der Lage sind, eine Kehrtwende zu machen und dadurch mehr Zeit für die Analyse von Daten haben, anstatt sie für die Aufbereitung der Daten zu verschwenden, werden sie der Konkurrenz einige Schritte voraus sein.

Ein gutes Beispiel ist einer meiner Kunden, ein internationales Produktionsunternehmen, das in seinem Heimatland börsennotiert ist. Aufgrund der Größe und der geographischen Reichweite des Unternehmens brauchten sie in der Regel 25 Tage bis zum Abschluss ihres Finanzprozesses. Das sind 25 Tage zu spät für analysebereite Finanzdaten.

Schlussendlich beschlossen sie, in Technologie zu investieren, anstatt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Abschluss zu reduzieren. Und zwar in eine Technologie, die langwierige und mühsame Aufgaben wie Datenvalidierung, Intercompany-Abstimmungen und Konzernberichterstattung ersetzte.

Allein durch diese Initiative konnten sie die Zeit für ihren Abschlussprozess um 70 % auf 8 Tage reduzieren. Die dadurch verfügbare Zeit kann nun besser für detaillierte Analysen und die strategische Planung genutzt werden.  Dies ist nur eines von vielen Beispielen dafür, wie Unternehmen sich die Technologie erfolgreich zunutze gemacht und das Rechnungswesen und die Finanzprozesse umgestaltet haben.

Vom manuellen zum digitalen Rechnungswesen

Ich bin fest davon überzeugt, dass bei der Vielzahl an Lösungen, die derzeit auf dem Markt angeboten werden, es für jede Finanzabteilung der perfekte Moment für einen technologischen Fortschritt ist, um sich von einer Kostenstelle in eine wertschöpfende Einheit zu verwandeln.

Und genau das ist es, was die CFOs von heute von den CFOs von gestern unterscheiden wird. Wir leben im Jahr 2020 und es ist an der Zeit, zu reparieren, was nicht funktioniert (abseits der Excel-Formeln).

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