Zuverlässigkeit vs. Probleme, die sich aus der Improvisation ergeben – Why FPM (5/6)

Der Abschluss der Buchhaltung eines großen Unternehmens kann aufregend und voller Überraschungen sein, aber auch ein vorhersehbarer und zuverlässiger Prozess, bei dem die Automatisierung der Aufgaben den größten Teil der Routinearbeit übernimmt, dank einer guten Vorarbeit bei der Homogenisierung der Buchhaltung und der Parametrisierung einer Financial Performance Management (FPM) Software.

Es ist unerklärlich, dass in einigen Unternehmen der Abschluss der Buchhaltung immer noch ein Adrenalinstoß für die Finanzchefs und die Leiter der Buchhaltung ist. Diese Manager halten immer noch an den Buchhaltungsabschlüssen der Vergangenheit fest, bei denen viele Aufgaben manuell und sogar mit Hilfe von Tabellenkalkulationen erledigt werden.

"Improvisationen sind besser, wenn sie vorbereitet sind".

William Shakespeare

Durch die Unzuverlässigkeit des Finanzabschlusses sind die CFOs allen möglichen unvorhergesehenen Ereignissen ausgesetzt, von denen einige zu Verzögerungen in der Buchführung und im Finanzabschluss führen und interne Probleme innerhalb der Organisation verursachen können.

Wie William Shakespeare schon vor mehr als 400 Jahren sagte, sind Improvisationen am besten, wenn sie vorbereitet sind. In diesem Sinne können unvorhergesehene Ereignisse bei jedem Buchhaltungsabschluss auftreten, aber wenn das Unternehmen FPM-Software für die Durchführung des Buchhaltungs- und Finanzabschlusses einsetzt, ist das Buchhaltungs- und Finanzteam viel besser darauf vorbereitet, schnell und zuverlässig auf alle Eventualitäten zu reagieren, die auftreten können. Da sie von Routine- und sich wiederholenden Aufgaben befreit sind und keine mühsamen Tabellen aktualisieren müssen, haben sie viel mehr Zeit für die Kontrolle und Überwachung des Prozesses.

Dieser Beitrag ist der fünfte Teil unserer Blog-Serie Why FPM? Haben Sie bereits unsere ersten Blog-Beiträge über die Vorteile einer Integration Ihrer Finanzprozesse gelesen? Wenn nicht, dann lesen Sie sie hier nach:

4 Gründe, warum Sie Ihre Finanzprozesse integrieren sollten – Why FPM (1/6)

Wie Sie Ihre Finanzprozesse beschleunigen – Why FPM (2/6)

4 Gründe, warum Sie in FPM investieren sollten – Why FPM (3/6)

10 Wege zu mehr Zuverlässigkeit in Finanzprozessen – Why FPM (4/6)

Interne Probleme aufgrund eines Rechnungsabschlusses, der zu sehr von unvorhergesehenen Ereignissen und Improvisationen abhängig ist

Wenn der Rechnungsführungs- und Finanzabschluss zu sehr unvorhergesehenen Ereignissen und Improvisationen ausgesetzt ist, können innerhalb der Organisation interne Probleme verschiedener Art entstehen. Winston Churchill sagte einmal: "Am meisten Vorbereitung kosten mich immer meine spontan gehaltenen, improvisierten Reden".

Zu den internen Problemen, die innerhalb der Organisation auftreten können, gehören folgende:

• Spannungen innerhalb des Finanzteams. Die Bewältigung von Unwägbarkeiten, die sich aus unvorhergesehenen Ereignissen und Fehlern beim Rechnungsabschluss ergeben können, führt zu einer Arbeitsüberlastung des Rechnungsführungs- und Finanzteams, das Zeit für andere Aufgaben freimachen oder Überstunden machen muss, um die auftretenden Probleme zu lösen.
• Probleme mit Führungskräften aus anderen Funktionsbereichen. Die Führungskräfte in den verschiedenen Funktionsbereichen des Unternehmens werden verlangen, dass die Informationen zum Rechnungsabschluss, die ihre Bereiche betreffen, so schnell und fehlerfrei wie möglich vorliegen. Wenn sich der Abschluss aufgrund unvorhergesehener Ereignisse verzögert, kann dies zu Spannungen zwischen dem CFO und anderen Funktionsbereichen führen. Es sollte auch bedacht werden, dass Finanzmanager aufgrund der Informationen, mit denen sie umgehen, oft mit Rentabilitätsproblemen in anderen Bereichen, mit überhöhten Ausgaben oder anderen Problemen konfrontiert werden, so dass Probleme, die von der Finanzabteilung ausgehen und andere Funktionsbereiche betreffen, für einige Manager eine Gelegenheit sein können, mit den CFOs abzurechnen.
• Spannungen mit den Finanzteams der Tochtergesellschaften. Fehler und unvorhergesehene Ereignisse können zu Spannungen zwischen den Teams der Tochtergesellschaften und der Zentrale führen, da sowohl Fehler als auch unvorhergesehene Ereignisse zusätzliche Arbeitsstunden verursachen, von denen sowohl die Buchhalter in der Zentrale als auch in den Tochtergesellschaften betroffen sein können.
• Spannungen mit dem CEO. Der CEO muss so schnell wie möglich über die Buchhaltungs- und Finanzabschlussdaten verfügen. Wenn der CFO beginnt, den CEO über Probleme und unvorhergesehene Ereignisse zu informieren, kann dies zu Spannungen zwischen den beiden führen. Darüber hinaus kann der CEO in diese Probleme verwickelt werden und zu dem Schluss kommen, dass der Einsatz von FPM-Software diese Probleme vermeiden und den Buchhaltungs- und Finanzabschluss erheblich verbessern würde, und vom CFO Erklärungen verlangen, warum die FPM-Software nicht eingeführt wurde, um den Buchhaltungs- und Finanzabschluss zu erleichtern.
• Die Notwendigkeit, das Buchhaltungs- und Finanzteam zu verstärken. Ein Buchhaltungsabschluss, der die normalen Abläufe des Unternehmens erheblich verändert und bei dem außerdem häufig mehrere unvorhergesehene Ereignisse eintreten, kann eine Neueinstellung des Buchhaltungs- und Finanzteams erfordern. Diese Neugründungen bedeuten, dass diese neuen Fachkräfte geschult und integriert werden müssen, während die bereits im Unternehmen tätigen Fachkräfte mit Arbeit überlastet sind. Daher können die neuen Eingliederungen zwar einerseits hilfreich sein, andererseits aber auch zu Spannungen führen, die durch die Anpassung und Schulung des neuen Personals in einer Zeit interner Spannungen aufgrund der Arbeitsüberlastung verursacht werden.
• Spannungen mit den Rechnungsprüfern. Unvorhergesehene Ereignisse können die Übergabe des Jahresabschlusses an die Prüfer verzögern und zu Spannungen zwischen den Prüfern und den Finanzdirektoren führen, wenn diese Ereignisse die Arbeit der Prüfer beeinträchtigen.