9 Tipps für ein optimiertes Reporting

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga, | Simply Finance

Qualitativ hochwertige Finanzinformationen sind der Schlüssel für die erfolgreiche Steuerung Ihres Unternehmens. Das Finanz-Reporting liefert genau die Informationen, die für Sie von entscheidender Bedeutung sind, um sich ein genaues Bild über die Lage des Unternehmens zu machen, und zu entscheiden, ob es sich gemäß den Zielen der Geschäftsführung entwickelt.
Es reicht dabei jedoch nicht aus, diese Finanzinformationen nur zu generieren. Die Daten, auf denen das Reporting beruht, müssen auch vollständig, d. h. fehlerfrei sein. Darüber hinaus müssen die Berichtsinformationen folgenden Kriterien gerecht werden, um eine rasche Entscheidungsfindung zu ermöglichen:

  • Zweckmäßig
  • Zeitnah
  • Anpassungsfähig
  • Skalierbar
  • Übersichtlich

Was ist Reporting?

Das Reporting ist die Berichterstattung über die wichtigsten Aktivitäten oder internen Prozesse des Unternehmens. Diese Informationen können als Tabellen, KPIs oder auch grafisch dargestellt werden.
Hauptziel des Reportings ist es, einen schnellen Überblick über die Lage des Unternehmens zu geben, um die Entscheidungsfindung zu optimieren und kurz-, mittel- und langfristige Prognosen erstellen zu können.
Die Berichte werden i. d. R. einmal pro Monat erstellt. So erhalten die relevanten Stakeholder eine monatliche Momentaufnahme und die Daten können somit besser verglichen und das Budget genauer überwacht werden.
Um das Reporting Ihres Unternehmens zu optimieren, sollten Sie in Ihrer Praxis neun wichtige Punkte beachten:

1. Aktuelle und fehlerfreie Buchführung

Wichtig ist, dass die Buchhaltungsunterlagen und Management-Informationen, die das Reporting untermauern, frei von Fehlern sind. Die Rechnungslegung sollte ein tatsächliches Bild des Unternehmens wiedergeben und Finanzberichte liefern, die die Entscheidungsfindung erleichtern. Darüber hinaus muss die Buchführung stets auf dem aktuellen Stand sein, um eine rechtzeitige Finanzberichterstattung zu ermöglichen. Mit anderen Worten: Die Berichte müssen vollständig, zweckmäßig und aktuell sein.

2. Automatisierung der Buchhaltungsaufgaben

Die Automatisierung von Routineaufgaben in der Buchhaltung erweist sich als der Schlüssel zur Rationalisierung der Prozesse, insbesondere in großen Unternehmen. Aus diesem Grund besitzen viele Unternehmen ab einer bestimmten Größe eine professionelle Buchhaltungssoftware. Diese ermöglicht es, bestimmte Buchungen automatisch vorzunehmen, wie z. B. Bankbewegungen oder die Digitalisierung und automatische Buchung von Lieferantenrechnungen.

3. Einfacher Export von Daten

Um Berichte, Dashboards und Jahresbudgets zu erstellen, müssen die dafür benötigten Informationen häufig zunächst exportiert werden. Viele CFOs und Buchhalter verwenden dafür Excel oder Power BI als Lösungen. Mit einer professionellen Finanzsoftware können wichtige Berichte für das Management jedoch direkt erstellt werden. So müssen immer weniger CFOs auf externe Software wie Excel für das Reporting zurückgreifen.

4. Vollständige Integration mit der Software für das Management Reporting

Die Umwandlung der Finanzdaten außerhalb der Buchhaltungssoftware erweist sich als fehleranfällig und verlangsamt den gesamten Reporting-Prozess. Deshalb sollte die Erstellung der Finanzberichte optimalerweise direkt in den Gesamtprozess integriert werden.

5. Kontinuierliche Verbesserung des Reportings

Das Berichtswesen muss sich ständig an den neuen Informationsbedarf des Managements sowie an Innovationen anpassen. Neben den Daten, die im Rahmen des regulären Jahresabschlusses gesammelt und veröffentlicht werden, sind auch Finanzdaten für den spezifischen Bedarf des Management-Reportings zu erstellen. Darüber hinaus müssen etwaige Neuerungen berücksichtigt werden, wie z. B. das Open Banking, das die Integration von Bankinformationen und -transaktionen in eine Buchhaltungssoftware erleichtert.

6. Bereitstellung von Informationen sowohl auf Konzern- und Einzelabschlussebene

Manche Unternehmen erstellen ihre Abschlüsse in konsolidierter Form. Eine gute Buchhaltungssoftware sollte es daher ermöglichen, sowohl Berichte auf

  • Ebene des Konzernabschlusses als auch auf
  • Ebene der Einzelabschlüsse jeder einzelnen Gesellschaft zu erstellen.

Die Konsolidierung sollte nicht nur zwischen Gesellschaften, sondern auch zwischen verschiedenen Abteilungen und Segmenten des Unternehmens möglich sein.

7. Übersichtlichkeit

Um die Analyse der Berichtsinformationen zu erleichtern und eine schnelle Entscheidungsfindung zu ermöglichen, sollten die Daten vereinfacht und in Kennzahlen oder KPIs zusammengefasst werden sowie grafisch oder tabellarisch dargestellt werden.

8. Anpassungsfähigkeit

Die Informationen müssen an die Bedürfnisse der unterschiedlichen Empfänger, an die sie sich richten, angepasste werden können. So kann z. B. ein Bereichsleiter sehr detailliertere Informationen über seinen Bereich verlangen, während das allgemeine Management eine Übersicht bestimmter Kennzahlen in zusammengefasst in Form eines Dashboards benötigt.

9. Skalierbarkeit

Das Reporting sollte skalierbar sein, damit von der Ebene bestimmter Kennzahlen oder KPIs ausgehend, auch die Details der Daten, aus denen die Kennzahlen abgeleitet wurden, eingesehen werden können.

Fazit zu einem optimierten Reporting

Neben einer professionellen Software müssen auf allen Ebenen auch ausreichend personelle Ressourcen vorhanden sein, da alle am Prozess Beteiligten wichtig sind, um ein verlässliches und zweckmäßiges Reporting zu gewährleisten. Die Buchhalter stellen die Integrität der Rechnungslegungsinformationen sicher, die Manager schöpfen das volle Potenzial des Reportings aus und können sich mit der wichtigen Analyse der bereitgestellten Finanzdaten befassen. So treffen die Verantwortlichen am Ende die besten Entscheidungen für das Unternehmen.
Und auch wenn all diese Punkte wichtig sind, lassen sie sich in einem zusammenfassen: Setzen Sie im Management Reporting auf eine Profi-Software, die qualitativ hochwertige Berichte liefert und die den Anforderungen der unterschiedlichen Entscheidungsträger Ihres Unternehmens gerecht wird.

SOFTWARE FÜR MANAGEMENT REPORTING

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