Von Daten zu Erkenntnissen: Wie Sie aussagekräftige Management Reports erstellen
Damit die Geschäftsführung eines Unternehmens wichtige Entscheidungen richtig trifft, braucht sie nicht nur Bauchgefühl, Erfahrung und Menschenkenntnis – sondern vor allem fundierte, verlässliche Daten. Dafür sind Management Reports da: sie liefern den Entscheidungsträgern und Führungskräften eines Unternehmens die relevantesten Informationen, um strategisch kluge Entscheidungen zu treffen.
Aber was zeichnet einen guten Management Report genau aus? Wo gibt es im Berichtswesen Verbesserungspotential in vielen Unternehmen? In diesem Artikel finden Sie einen guten Überblick über das Thema und dazu noch 4 Tipps, die Ihnen dabei helfen, ein effizientes Management Reporting aufzusetzen.
Was ist ein Management Report?
Wenn Sie zum Arzt oder zur Ärztin Ihres Vertrauens gehen, um sich einmal durchchecken zu lassen, erhalten Sie im Anschluss einen Art Statusbericht ihres Körpers. Wie sieht es um Ihren Cholesterinwert und den Blutzuckerspiegel aus? Wie geht‘ s dem Herzen und der Lunge?
Der Management Report ist damit vergleichbar, denn er ist eine Art Statusbericht über den Zustand eines Unternehmens. Nur stehen in ihm keine Blutdruckwerte, sondern zum Beispiel Gewinn- und Verlustrechnungen, Budget, Cashflow, Mitarbeiterproduktivität und Kundenrentabilität. Diese Informationen, die sowohl aus betrieblichen Prozessen als auch aus dem Finanzbereich stammen, werden idealerweise so präsentiert, dass sie für die Entscheidungsträger leicht verständlich sind, damit sie Trends erkennen, Daten analysieren, die Leistung an den Gesamtzielen ausrichten und gut begründete Entscheidungen treffen können. Oder anders gesagt: Der Management Report hilft dabei, Maßnahmen zu treffen, die der Gesundheit des Unternehmens dienen.
Warum gute Management Reports wichtig sind
Der Management Report ist ein wichtiger Baustein für den Erfolg eines Unternehmens. Mit den darin dargestellten Daten können Entscheidungsträger fundierte Schritte unternehmen, um zum Beispiel Einsparungen zu erzielen, in neue Projekte zu investieren, neue Märkte zu erschließen oder bereits bestehende Prozesse zu verbessern.
Dazu ist der Management Report aber auch ein wichtiges Tool für die Kommunikation mit externen Stakeholdern, zum Beispiel mit Kapitalgebern. Sie schaffen Transparenz, wahren die Informationsrechte der Gesellschafter und legen den Grundstein für ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen der Geschäftsführung und ihren Stakeholdern.
Deshalb ist Excel im Management Reporting mehr Problem als Lösung
Obwohl Excel-Spreadsheets ein nützliches Werkzeug sein können, sind sie nicht die beste Lösung für das Management-Reporting. Überladene Tabellen, die schwer zu navigieren sind, stellen keinen effektiven Weg dar, um wichtige Informationen an Entscheider zu übermitteln. In vielen Unternehmen werden Spreadsheets jedoch immer noch für das Management Reporting verwendet. Da Geschäftsführer und Top-Manager oft nur über ein begrenztes Zeitfenster für die Analyse der Berichte verfügen, ist das aber ein zweischneidiges Schwert. Denn was sie brauchen, ist ein aussagekräftiges und übersichtlich gestaltetes Dokument, das ihnen die wichtiges Key Performance Indikatoren (KPIs) präsentiert. Was sie mit Spreadsheets jedoch bekommen, ist häufig das Gegenteil: Ein Wust an Informationen, die schlecht zu überblicken sind.
Und das ist nur die eine Seite des Problems. Denn Spreadsheets bergen weitere Fallstricke. Executives brauchen verlässliche, fehlerfreie Management Reports, damit sie strategisch wichtige Entscheidungen treffen können. Doch wenn ihre Mitarbeitenden die Reports mit selbstgebauten Spreadsheets erstellen, ist es mit der Verlässlichkeit schnell vorbei. Jeder, der schon einmal mit komplexen Excel-Tabellen gearbeitet hat, kennt das. Oft entsteht ein undurchdringliches Gewirr mit verschiedenen Versionen, unzulänglicher Daten-Konsistenz und vielen Fehlern, die manuell nachgebessert werden müssen – sofern sie einem denn auffallen.
4 Tipps für erfolgreiche Management Reports
Wo sollte man also zuerst ansetzen? Was gibt es für Möglichkeiten und Wege, um zu schnelleren, transparenteren und sichereren Management Reports zu kommen? Wir haben 4 essentielle Tipps zusammengestellt. Beachten Sie diese – und Ihre Management Reports werden an Qualität zulegen.
1. Schaffen Sie eine einheitliche Datenbasis
Die Schaffung einer konsistenten und integrierten Datenbasis ist die wichtigste Maßnahme im heutigen Berichtswesen – aber auch die größte Herausforderung. Denn viele Unternehmen setzen noch auf veraltete und komplexe Systemlandschaften bei Verwendung unterschiedlichster Datenquellen.
Dies führt zu einer verminderten Datenqualität und -verfügbarkeit. Finanzteams verbringen dann unzählige Stunden mit der manuellen Nachbearbeitung und Validierung von Daten.
Die bessere Alternative ist ein Single-Source-of-Truth für Ihre Finanzdaten, aus dem Sie dann das Management Reporting generieren können. Durch die Vereinheitlichung der Finanzdaten in einem zentralen Hub wird der Zeitaufwand für die Berichterstattung erheblich reduziert und die Datengenauigkeit erhöht. Die Finanzteams können sich auf Erkenntnisse und spezifische Maßnahmen konzentrieren, anstatt unnötige Fehler manuell aus den Daten entfernen zu müssen oder sich darüber zu streiten, wer für was verantwortlich ist.
2. Automatisieren Sie den Berichtsprozess
Wir haben schon über Excel gesprochen. Wir alle kennen die zeitfressende manuelle Pflege von Finanzdaten aus unterschiedlichen Quellen; das Wühlen durch unzählige Excel-Spreadsheets; die manuelle Einarbeitung von Ad-hoc-Korrekturen und aufwändige Konsistenzprüfungen.
Der beste Weg, um das alles hinter sich zu lassen? Automatisieren Sie den gesamten Ablaufprozess im Reporting! So sparen Sie Zeit und Kosten, da redundante, meist manuelle Prozessschritte durch die Automatisierung entfallen und auch das gesamte Vorgehen unter allen Beteiligten besser und effizienter gesteuert werden kann.
3. Verbünden Sie sich zu einem Team
Setzen Sie auf Zusammenarbeit. In einem idealen Reporting-Prozess kollaboriert der Finanzverantwortliche mit dem Verantwortlichen des Fachbereichs, der die Zahlen liefert. Denn das Ziel hinter jedem Management-Reporting-Prozess lautet, detaillierte Erkenntnisse für die Unternehmenssteuerung zu gewinnen, um die richtigen Maßnahmen ergreifen zu können. Und das geht besser, wenn andere Fachbereiche aktiv in den Berichtsprozess eingebunden sind und im Falle von Unstimmigkeiten entscheidende Erkenntnisse und Erklärungen liefern können.
4. Verwandeln Sie Ihre Zahlen in eine Story
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass es im Management Reporting um die Quantität der Daten geht. Je mehr, desto besser. Doch das ist falsch. Viel wichtiger ist die Qualität der Finanzzahlen sowie die Art und Weise, wie diese Daten kontextualisiert und präsentiert werden. Finden Sie die Geschichte hinter den Zahlen und erzählen Sie sie. Denn Geschichten werden weitergetragen, Zahlen eher selten. Aber genau das wollen Sie: dass die Erkenntnisse aus den Management Reports auf fruchtbaren Boden fallen, im Rahmen der Unternehmenssteuerung gezielt eingesetzt und an alle Beteiligten im Unternehmen weitergetragen werden. Zahlen werden zu Geschichten und Geschichten helfen dabei, konkrete Handlungsfelder zu ermitteln und spezielle Maßnahmen für die Organisation zu treffen.
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