4 Gründe, warum Sie Ihre Finanzprozesse integrieren sollten – Why FPM (1/6)

Egal, ob Start-up, KMU oder Großkonzern: integrierte Finanzprozesse sind in vielen Unternehmen noch nicht die Norm. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie in einem großen Konzern mit spezialisierten Abteilungen für z. B. Rechnungswesen, Finanzplanung und -analyse oder Konzerncontrolling arbeiten oder in einem kleinen Team von nur zwei Buchhaltern, die alle Aspekte der Finanzprozesse und des Finanzcontrollings bearbeiten. In beiden Fällen ist die Konsolidierung fehleranfällig, da die Excel-Arbeitsblätter von einem Schreibtisch zum anderen weitergereicht werden.  

Durch den Einsatz einer Software für Financial Performance Management (FPM) kann die Verwaltung der Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen vereinfacht werden. Doch was genau sind die Vorteile einer Software für Financial Performance Management? Und welche Herausforderungen hilft sie zu bewältigen? 

In diesem Beitrag zeigen wir die 4 wichtigsten Gründe auf, warum Sie Ihre Finanzprozesse integrieren sollten und wie Ihr Team oder Unternehmen mit der Integration beginnen kann. Dieser Beitrag ist der erste Teil unserer Blog-Serie Why FPM?

Die Herausforderungen eines entkoppelten Finanzprozesses für Unternehmen

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Abbildung 1: Wie der Finanzabschluss in vielen Unternehmen abläuft

Dies ist der typische Ablauf für den Finanzabschluss, mit dem wir alle allzu gut vertraut sind. Alles beginnt mit einer Rechnung, die in eine Buchhaltungssoftware eingelesen wird, gefolgt von der Übertragung dieser Rechnungen als Zahlen in ein ERP-System, der anschließenden Aufstellung der Summen- und Saldenliste und der Hauptbücher, dem Erstellen von Berichten aus diesen Zahlen und schließlich dem Versuch, die Finanzdaten im Management Review zu interpretieren.  

In dieser Phase setzt bei den meisten Finanzteams die Angst ein. Es werden Fragen gestellt wie „Woher kommt diese Zahl?“, „Wie ist sie im Vergleich zu unserer Leistung im letzten Jahr?“, „Können Sie den plötzlichen Anstieg oder die Abnahme in diesem Bereich erklären?“. In diesem Teil müssen die meisten Finanzteams mehrere Excel-Dateien durchwühlen, um diese Fragen bestmöglich zu beantworten.  

In dieser Phase sind die schwerwiegenden Folgen nicht integrierter Finanzprozesse erkennbar. Mit mehreren ERP-Systemen und Versionen von Hauptbüchern und inkonsistenten Finanzberichten ist es schwierig, Review-Meetings rechtzeitig zu beenden.  

Business Insights sind nur so gut wie die dafür vorbereiteten Daten. Daher sind genaue und verlässliche Daten von größter Bedeutung. Und genau das ist das Ziel der FPM-Lösungen. Durch die nahtlose Integration von Finanzsystemen und -prozessen vereinfacht eine Software für Financial Performance Management die Erstellung von Jahresabschlüssen und bietet Ihnen eine Plattform, um souverän die Fragen zu beantworten, die von Ihrem Management gestellt werden. 

Welche Gründe sprechen für integrierte Finanzprozesse? 

Grund 1: Finanzberichte mit validen Zahlen

Bei der manuellen Arbeit werden die Finanzzahlen von vielen Mitarbeitern über viele Einzelabschlüsse hinweg kopiert und eingefügt. Bei jeder Übertragung von Daten können sich Fehler einschleichen. Die Herausforderungen werden noch verschärft, wenn mehrere Teams von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Mit Hilfe integrierter Finanzprozesse können Finanzteams und Unternehmen jedoch sicherstellen, dass jeder auf dieselben Zahlen zugreift und mit ihnen arbeitet. FPM-Lösungen mit Integrationsfunktionen sind darauf ausgelegt, Daten aus der Quelle zu ziehen und fehlerhafte Informationen während des Financial-Due Diligence-Prozesses anzuzeigen. 

Grund 2: Umfassende Planung: von der GuV bis zur Bilanz und Kapitalflussrechnung

In der perfekten Welt würden Unternehmen auf Basis von GuV, Bilanz und Cashflow planen, um eine ganzheitliche Sicht auf die langfristige Finanzplanung des Unternehmens zu erhalten. Dies ist jedoch weit von der Realität entfernt. Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung, einfach weil die Zahlen durch exportierte ERP-Daten am einfachsten zu erreichen sind. Leider werden dabei die Bilanz und Kapitalflussrechnungen oft gefürchtet und vernachlässigt. Natürlich haben wir schon Unternehmen gesehen, die zu diesem Zweck mit großen Excel-Dateien mit Tausenden von Makros arbeiten, aber wir alle wissen, dass Excel irgendwann seine maximale Kapazität erreicht und schließlich abstürzt.   

Mit einer FPM-Lösung jedoch ist die Integration über alle drei Abschlussbestandteile hinweg möglich. FPM-Lösungen sind in der Lage, relevante Vorgänge nicht nur den Hauptbuchkonten, sondern auch den Nebenbüchern und den entsprechenden Bewegungsarten zuzuordnen. Basierend auf den Bewegungen können alle drei Abschlussbestandteile automatisch ausgefüllt werden. Die Planung wird so für die Finanzteams wesentlich einfacher, da sie eine vollständige Transparenz der Finanzdaten über alle drei Abschlussbestandteile hinweg erhalten. Außerdem sind Zirkelreferenzen und fehlende Verknüpfungen mit einer ausgereiften Software für Financial Performance Management kein Thema mehr.  

Grund 3: Gewinnen Sie Transparenz über Ihre Datenquellen

Ein vollständig integriertes System ermöglicht es Ihnen auch, bis auf die Buchungssatzebene herunterzubrechen und so Ihre Zahlen besser zu verstehen. Durch die direkte Anbindung Ihrer Software für Financial Performance Management an Ihre ERP-Lösungen sind Sie in der Lage, Rechnungen bei Bedarf in Echtzeit abzurufen. Dies hilft, die Fragen Ihres Managements detailliert zu beantworten, wie z. B. „Woher kommt diese Zahl?“, da Sie nun die zugrundeliegenden Rechnungen als Grundlage verwenden können. 

Grund 4: Finanzberichte einreichen und Aufgaben pünktlich abschließen

Die Vorteile der Finanzintegration gehen über die einfache Verbindung von Systemen hinaus. Integrierte Finanzprozesse bedeuten auch, dass weniger Zeit für das manuelle Kopieren und Einfügen von Daten aufgewendet werden muss. Wenn Sie ein Konzernbuchhalter sind, wissen Sie vielleicht, wie es ist, auf die Berichte der Tochtergesellschaften warten zu müssen, und wie viele Stunden damit verbracht werden, diese Berichte zu konsolidieren und dabei auf etliche Fehler zu stoßen. Durch die direkte Integration in ihr ERP-System können Sie bei Bedarf selbstständig Informationen abrufen. Und können sich vom Hin- und Herschicken von Excel-Tabellen und dem stundenlangen Warten auf E-Mail-Antworten verabschieden. 

Wie integrierte Finanzprozesse unserem Kunden Thai Union helfen

Die thailändische Union Group ist ein hervorragendes Fallbeispiel dafür, wie integrierte Finanzprozesse im Unternehmen zu einer Verbesserung geführt haben. Als multinationaler Hersteller von Seafood-Produkten hat Thai Union mehr als 65 Buchungskreise, die konsolidiert werden müssen, wobei insgesamt 108 Benutzer Zugriff auf die Datenbank haben. Mithilfe der FPM-Lösung von LucaNet konnten sie ihren Abschlussprozess vollständig integrieren, was ihren Konzernbuchhaltern ermöglicht hat, die Konsolidierungszeit von zehn Tagen auf nur 1,5 Tage zu verkürzen.  

Auch die monatlichen Finanzberichte werden in zehn Tagen erstellt, einschließlich Konsolidierung – im  Vergleich zu 25 Tagen, die in der Vergangenheit mit manuellen, entkoppelten Finanzprozessen nötig waren. So gelang es Thai Union, die Zeit, die sie für die Erstellung ihrer Finanzberichte benötigen, um einen halben Monat zu verkürzen. Nun können sie ihre Berichte vor dem Abgabetermin einreichen und die Arbeit pünktlich beenden. 

Verbessern Sie die Performance Ihres Teams dank integrierter Finanzdaten

Integrierte Finanzprozesse im Unternehmen ermöglichen Ihnen die Übertragung all Ihrer Finanzdaten schnell, einfach und automatisiert. Mit fortschrittlicher ETL-Technologie (Extract-Transform-Load), die all Ihre ERP-Systeme nahtlos mit einer Single Source of Truth verbindet, bereitet die Integration Ihr Unternehmen adäquat auf aktuelle Konsolidierungs- und Berichtsanforderungen vor und stärkt gleichzeitig Ihr Finanzteam für zukünftiges Wachstum. Seien Sie endlich in der Lage, die Fragen Ihres Managements zeitnah und verlässlich zu beantworten, indem Sie eine intelligente FPM-Lösung einsetzen, um die Konnektivität Ihrer Datenquellen zu verbessern.  

In den nächsten Wochen erklären wir in unserem 2. Blog-Beitrag der Serie „Why FPM?“, wie eine Software für Financial Performance Management hilft, Ihre Finanzprozesse im Unternehmen zu beschleunigen. Bleiben Sie dran! 

LucaNet-FPM-Software

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