FPM-Software – So gelingt Ihnen die Auswahl des richtigen Anbieters

Ein ganz normaler Tag in der Finanzabteilung: Auf der To-do-Liste stehen Reportings, Abschlüsse und Finanzberichte. Doch wieder sind die Daten komplexer, wirtschaftliche Anforderungen größer und Regularien umfangreicher geworden. Ihr Unternehmen wächst und gedeiht. Das ist wunderbar. Doch das Finanzteam kommt ins Straucheln. Überstunden fallen an und sollen die Kontrolle über ausufernde Excel-Tabellen und die Unternehmenssteuerung wahren. Und dennoch drohen erste Fehler.

Das Szenario kommt Ihnen bekannt vor? Eine Lösung muss her. Und Sie haben auch schon von einer gehört: Financial-Performance-Management (FPM). Dieses Rundum-Paket für mehr Effizienz und Sicherheit klingt verlockend, doch für viele scheint der Weg dahin noch zu weit.

Tipps und Checkliste für die Auswahl des optimalen FPM-Anbieters

Gern sind wir Ihnen in diesem Artikel bei Ihrer Entscheidung behilflich, zeigen Ihnen hier die Vorteile einer FPM-Software auf und geben Ihnen Tipps für die Anbietersuche mit auf den Weg. Damit Sie den lohnenden Schritt nach vorne gehen, bieten wir Ihnen zudem eine konkrete Checkliste für die Auswahl des richtigen FPM-Software-Tools.

Vorteile der FPM-Software für Ihr Unternehmen

Eine FPM-Software deckt sämtliche Aufgabenbereiche in der Finanzabteilung zuverlässig mit einer einzigen Anwendung ab und verschafft Ihnen so einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Finanzdaten. Die ideale Basis für eine nachhaltige Unternehmenssteuerung.

Die richtige FPM-Software bietet Ihnen:

• Ein Tool für alle Finanzprozesse unter einem Dach – für Konsolidierung, Planung, Reporting und Analyse
• Ganzheitliche Sicht auf Ihre Finanzdaten
• Eine transparente Datenbasis für fundierte strategische Business-Entscheidungen
• Schnellere und validierte Informationen

In Ihrem täglichen Business profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Spürbare Entlastung Ihres gesamten Finanzteams
• Reduzierung von Fehlern und Ungenauigkeiten in Ihren Daten
• Zeitgewinn für wichtige Analysen, die Ihr Unternehmen voranbringen

Auswahl der richtigen FPM-Software

Um sich für eine Financial-Performance-Management-Software zu entscheiden, empfehlen wir folgende Schritte:

Schritt 1: Interne Bedarfsanalyse

Bilden Sie ein Projektteam aus den Personen, die ein Interesse an der neuen Finanzsoftware teilen. Unserer Erfahrung nach bildet sich dieses aus Interessenvertretern aus den Bereichen IT, (Konzern-)Buchhaltung, Controlling und kaufmännischer Geschäftsführung. Dieses Kernteam entscheidet über die konkreten Anforderungen an die FPM-Software, priorisiert sie und legt ein Budget für das Gesamtprojekt fest. Klassifizieren Sie die Kriterien nach den Kategorien Muss, Kann und Nice-to-have.

Schritt 2: Best-of-Breed vs. Komplettlösung

Der Markt für FPM-Software ist sehr groß. Daher sollten Sie Folgendes genau überlegen: Soll aus jedem Anwendungsbereich das beste Tool herausgesucht und in die eigene IT-Infrastruktur integriert werden (Best-of-Breed)? Oder ist es für das Unternehmen besser, wenn alle definierten Anforderungen in einem einzigen Softwaresystem eines Anbieters abgebildet werden (Single-Vendor-Lösung)?

Auch wenn der Trend zugunsten des Best-of-Breed-Ansatzes geht, ist dies noch immer eine individuelle Entscheidung. Hier spielen folgende Faktoren eine große Rolle:

• Ihr Geschäftsmodell
• Ihre Ressourcen
• Ihre Ziele
• Ihre bestehende Systemlandschaften

Bei der Auswahl Ihrer zukünftigen FPM-Software empfehlen wir, sich von einer Longlist zu einer Shortlist vorzuarbeiten und keinen Anbieter von vornherein auszuschließen.

Schritt 3: Marktanalyse der FPM-Anbieter

Wie bereits erwähnt, ist das Angebot sehr umfangreich. Herauszufinden, welcher Anbieter am besten zu den definierten Anforderungen Ihres Unternehmens passt, kann schnell zur Herausforderung werden. Wir empfehlen Ihnen folgendes Vorgehen, um Klarheit über den Markt zu gewinnen: Arbeiten Sie sich von der Longlist zur Shortlist vor!

Halten Sie in einer Longlist alle für Sie passenden FPM-Hersteller fest. Fokussieren Sie sich nicht schon zu Beginn auf Empfehlungen oder die bekannten Anbieter, sondern öffnen Sie sich allen Möglichkeiten der für Sie perfekten Software! Nur so können Sie eine maßgeschneiderte Evaluierung sicherstellen.

Für die Erstellung der Longlist können unter anderem folgende Quellen hilfreich sein:

• Markt- und Trendübersichten in Fachmedien
• Austausch mit anderen Branchenkollegen
• Studien verschiedener Analysten wie zum Beispiel BARC

Steht Ihre Longlist, muss diese nun auf die relevante Shortlist eingestampft werden. Das heißt: Kürzen Sie die potenziellen Anbieter im Abgleich mit Ihrem Anforderungskatalog auf einige wenige Anbieter für Finanzsoftware ein. Folgende Fragen sollten Sie sich unter anderem hierbei stellen:

1. Deckt die Software alle heute bestehenden Anforderungen ab und kann auch für zukünftige Erfordernisse flexibel angepasst werden?
2. Verfügt der Anbieter über einen „Track-Record“ in den relevanten Themenbereichen?
3. Ist der Anbieter in meinem Markt (z. B. DACH) etabliert?
4. Wie beurteilen unabhängige, externe Marktbeobachter den Anbieter (z. B. das Analystenhaus BARC)?
5. Steht der Anbieter auf solidem Fuß und besteht entsprechend Investitionssicherheit?

Unser Tipp: Legen Sie ein definiertes Lastenheft oder einen Katalog Ihrer Anforderungen an, in dem Sie die Kriterien gewichten und alle Software-Tools übersichtlich darstellen und bewerten können.

Die Wahl einer FPM-Software ist ein entscheidender Schritt. Schließlich soll das Tool bei Fehlerquellen, Planungsunsicherheiten, Stress etc. Abhilfe schaffen und die Unternehmenszukunft stützen. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für Ihre Wahl. Prüfen Sie jede einzelne Software genau. Streichen Sie Produkte, die nicht alle Muss-Kriterien erfüllen. Und behalten Sie auch alle Kann-Kriterien im Blick. Denn alles, was möglich ist, sollten Sie für sich nutzen.

Im Ergebnis Ihrer Abwägungen sollten auf Ihrer Shortlist nur noch zwei oder drei Anbieter stehen.

Schritt 4: Auswahl des Software-Anbieters

Im Ergebnis aller Abwägungen und Prüfung sollten auf Ihrer Shortlist nur noch zwei oder drei Anbieter stehen. Anderenfalls dauert der Auswahlprozess zu lang und wird unübersichtlich. Vereinbaren Sie im letzten Schritt zu Ihrer optimalen Financial-Performance-Management-Software mit Ihren Finalisten individuelle Präsentationstermine. Hier können Sie eins zu eins alle relevanten Aspekte abklopfen, Kriterien prüfen, Irrtümer beseitigen.

Unsere Experten von LucaNet empfehlen Unternehmen auf der Suche nach der optimalen Software für Ihr Financial Performance Management stets noch diese letzten Schritte vor einer Endauswahl:

1. Überzeugen Sie sich durch Gespräche mit Referenzkunden Ihrer Finalisten. Holen Sie sich direkte Meinungen ein und klären Sie unter anderem folgende Fragen:

• Wie wird der FPM-Anbieter bewertet?
• Wie erfolgreich war die Implementierung der Software?
• Welchen Nutzen brachte der Einsatz der FPM-Software hinsichtlich Effizienz und Kosteneinsparung?
• Welche Verbesserungsvorschläge gibt es an die FPM-Software?
• Welche Fehler und Probleme sind ggf. aufgetreten?

2. Wägen Sie die Durchführung eines Proof-of-Concept ab. Hier kann der Anbieter auf der Basis von Ihnen bereitgestellter Daten und Beispiele die Eignung seiner Software beweisen.

Warum sich ein gründlicher Vergleich der FPM-Anbieter lohnt

Zugegeben, der Weg zur optimalen Software ist lang. Aber er lohnt sich. Denn im Endergebnis bietet Ihnen das perfekte FPM-Tool vom professionellen Anbieter Finanzdaten aus einem Guss. Optimalerweise deckt Ihre neue FPM-Software sämtliche Aufgabenbereiche der Finanzabteilung zuverlässig ab. Das verspricht mit wenigen Klicks:

• Einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Finanzdaten
• Erfolgreiche Unternehmenssteuerung
• Maximale Zeitersparnis

E-Book mit Checkliste für die Auswahl des geeigneten FPM-Herstellers

Jetzt möchten Sie am liebsten gleich loslegen und Ihr Experten-Team einberufen? Wunderbar. Aber kleinen Moment noch! Lesen Sie vorher noch unser kostenloses E-Book „Wie Sie die richtige FPM-Software finden. Die Checkliste für eine effizientere Finanzabteilung“.

Damit Sie noch gezielter und schneller die richtige Software finden, enthält unser E-Book darüber hinaus:

• Eine Checkliste für die Softwareauswahl
• Vorteile einer Best-of-Breed-Lösung
• Tipps für die Erstellung der Longlist
• Hilfreiche Fragen für die Prüfung der FPM-Anbieter
• Prozessschritte für ein strukturiertes Auswahlverfahren
• Alle Vorteile einer FPM-Software

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