Wie Sie Ihre Finanzprozesse beschleunigen – Why FPM (2/6)

Das Monats- und Jahresende ist die stressigste Zeit für Finanzcontroller und Buchhalter, denn sie müssen nicht nur den Abschluss zeitnah vorbereiten, sondern auch ein hohes Maß an Qualität sicherstellen. Das Sammeln und Abstimmen von Daten, die Sicherung der Qualität und schließlich die Konsolidierung und Erstellung von Berichten über diese Daten ist nicht nur frustrierend, sondern auch sehr zeitaufwändig.

Eine Software für Financial-Performance-Management (FPM) kann eine Lösung bieten, um schnellere und effizientere Prozesse zu schaffen. Und genau hier stellt sich die Frage: Wie können wir die Finanzprozesse automatisieren und beschleunigen?

Dieser Beitrag ist der zweite Teil unserer Serie Warum FPM? Haben Sie schon den ersten Blog-Beitrag gelesen, in dem es um die Vorteile der Integration Ihrer Finanzprozesse geht? Wenn nicht, dann holen Sie dies hier nach:

4 Gründe, warum Sie Ihre Finanzprozesse integrieren sollten – Why FPM (1/6)

Was sind Finanzprozesse?

Werfen wir einen Blick auf die Prozesse des Finanzabschlusses und -Reportings. Das folgende Prozessdiagramm zeigt im Detail, wie Finanzprozesse in Unternehmen aussehen können. Diese Workflows beginnen i. d. R. in der lokalen Buchhaltungsabteilung der einzelnen Unternehmen eines Konzerns, die zunächst ihre Finanzdaten der Konzernmutter zur Verfügung stellen müssen. Sobald die Daten bereitgestellt wurden, müssen sie abgestimmt und validiert werden. Bei Inkonsistenzen werden die vorangegangenen Prozessschritte so lange wiederholt, bis die Mindestanforderungen an die Datenqualität erfüllt sind.

Sobald die Datenqualität ein zufriedenstellendes Niveau erreicht hat, werden die Abschlüsse fertiggestellt und die Statistikbücher erstellt. Erster Schritt im Rahmen der Konsolidierung ist dann die IC-Abstimmung. Falls IC-Differenzen auftreten, müssen diese mit den lokalen Buchhaltern gelöst werden und der Prozess beginnt wieder von vorne. Sobald die Konsolidierung abgeschlossen ist, können Berichte generiert und Präsentationen für das Reporting erstellt werden.

Was sind die Vorteile einer FPM-Software zur Beschleunigung von Finanzprozessen?

Eine FPM-Software unterstützt Buchhalter und Controller dabei, diesen Prozess effizienter zu gestalten, die Datenqualität zu verbessern und hilft ganz allgemein bei der Automatisierung von Finanzprozessen.

Workflow Finanzprozesse ohne FPM-Software
Abbildung 1: Workflow der Finanzprozesse ohne FPM-Software

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Top 4 Vorteile einer FPM-Software, wenn Sie Ihre Finanzprozesse beschleunigen wollen.

Vorteil 1: Single-Source-of-Truth

Durch die Integration lokaler ERP-Systeme in eine zentralisierte FPM-Lösung wird eine Single Source of Truth geschaffen. Damit entfällt der Schritt, die Daten in Excel oder eine andere Software zu exportieren. Weniger manuelle Arbeit ist notwendig und die Fehlerquellen bei der Formatierung werden minimiert. Da die Finanzdaten über Nacht in die FPM-Lösung geladen werden können, entsteht kein zusätzlicher Aufwand und die Reporting-Prozesse auf Seiten der lokalen Buchhaltung werden optimiert.

Durch die vollständige Integration von ERP-Systemen in Ihre FPM-Lösung können Sie jeden Wert auf Transaktionsebene in Echtzeit aufschlüsseln. Dies unterstützt Sie bei der Abstimmung oder Erläuterung von Daten gegenüber der Geschäftsleitung oder Dritten. Die Transparenz Ihrer Daten wird generell erhöht und die Datenflüsse automatisiert.

Sollten Probleme bei der Datenabstimmung oder -validierung auftreten, können die Buchhalter vor Ort Änderungen direkt in ihrem ERP-System vornehmen und die Daten sofort neu laden.

Vorteil 2: Dezentrale Datenerfassung und -abstimmung

Auch wenn die Erfassung von Daten durch die Anbindung von ERP-Systemen an eine FPM-Software effizienter ist, müssen die Daten dennoch abgestimmt werden. Durch die Dezentralisierung der Abstimmung kann dieser Prozessschritt effizienter gestaltet werden. Einige FPM-Systeme liefern ein Tool zur Unterstützung der dezentralen Datenerfassung (z. B. LucaNet.Group Report).

Ein dezentraler Finanzabstimmungsprozess, bei dem Unternehmen, die IC-Beziehungen untereinander haben, direkt miteinander kommunizieren und keinen Umweg über die Holding-Gesellschaft nehmen, erleichtert die manuelle Arbeit und beschleunigt die spätere Konsolidierung. Außerdem wird das Gefühl von Verantwortung und Ownership der lokalen Buchhalter gefördert.

IC-Abstimmung
Abbildung 2: IC-Abstimmung in LucaNet.Group Report

Lokale Buchhalter können zusätzliche Kommentare, wie z. B. Spiegelinformationen und statistische Zahlen wie die Anzahl der Mitarbeiter, innerhalb des FPM-Systems bereitstellen. Das Sammeln all dieser Informationen in einem einzigen Tool hilft bei der Automatisierung von Validierungsprüfungen, die nun nicht mehr manuell berechnet werden müssen. Dadurch erhalten die Buchhalter vor Ort eine sofortige Rückmeldung über die Qualität und Plausibilität der eingegebenen Daten. Die Datenqualität wird verbessert die Hürden in späteren Finanzprozessen verringert. Denn wenn die Datenqualität steigt, treten im gesamten Finanzprozess weniger Komplikationen auf. Auch Berechnungen wie Cashflows können automatisiert werden, da sie die Daten aus der Bilanz und GuV verwenden.

Vorteil 3: Automatisierte Konsolidierungsprozesse

Sobald alle Daten abgestimmt und validiert sind, können Konsolidierungsprozesse wie die Aufwands- und Ertragskonsolidierung oder die Schuldenkonsolidierung automatisiert werden. Mit einem klaren und transparenten Datenfluss können konsolidierte Zahlen schneller und einfacher erklärt werden. Ebenso können getrennte Berichte im Rahmen einer Management- oder einer legalen Konsolidierung gleichzeitig erstellt werden.

Vorteil 4: Standardisiertes Reporting

Der gesamte Finanzabschlussprozess endet in der Regel mit der Erstellung von Berichten für die Geschäftsleitung und Dritte. Da sich alle Daten auf eine Single Source of Truth berufen, können auch Berichte standardisiert und automatisiert werden. Mit einer FPM-Software können Sie entweder innerhalb des Tools Berichte erstellen oder alle Daten in Business- Intelligence-Tools von Drittanbietern exportieren. Die Verwendung einer API zu zusätzlichen Tools, wie z. B. Microsoft Power BI, kann diesen Prozess vereinfachen und noch weiter beschleunigen, da kein manueller Aufwand erforderlich ist. Dies ermöglicht Controllern und Buchhaltern ein Reporting in Echtzeit.

Beschleunigen Sie jetzt Ihre Finanzprozesse

Abbildung 3: Ablauf der Finanzprozesse mit FPM-Software

Ein klarer Prozess- und Datenfluss mithilfe einer innovativen FPM-Software ist von großem Nutzen, wenn es darum geht, die Datenqualität bereits an der Quelle zu optimieren und andere Prozesse zu beschleunigen. Die ständige Wiederholung der Prozessabläufe kann vermieden werden. Und so bleibt endlich genügend Zeit für die Auswertung der Ergebnisse und andere wichtige Themen.

Im nächsten Blog-Beitrag der Serie Why FPM? gehen wir darauf ein, warum sich die Investition in eine FPM-Lösung auszahlt. Jetzt lesen!

4 Gründe, warum Sie in FPM investieren sollten – Why FPM (3/6)

Weitere Informationen zu unserer FPM-Lösung allgemein finden Sie auf unserer Detailseite:

FPM-Software

Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 03. September 2021

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