Die Top-5-Vorteile einer professionellen Software für das Disclosure Management

Steht die Abschlusszeit an und müssen Konzern-, Monats-, Quartalsabschluss, Halbjahres- oder Jahresbericht, sowie andere interne und externe Berichte erstellt werden, geraten die Mitarbeiter der Finanzabteilung häufig in Stress und Zeitnot. Es zeigt sich, dass der Prozess der Geschäfts- und Finanzberichterstellung fehleranfällig, intransparent und unkoordiniert abläuft.

Unzählige Excel-Tabellen müssen aufbereitet, zusammengefügt, validiert und auf Fehlerquellen untersucht werden. Sind zudem externe Layoutagenturen involviert, entstehen zusätzliche Korrekturschleifen. Auch die wachsende Anzahl an gesetzlichen internen und externen Regulierungen machen den Finanzteams den Alltag bei der Geschäftsberichterstellung schwer. Neue Gesetzesvorgaben, wie die Umsetzung des einheitlichen europäischen elektronischen Berichtsformats (ESEF) und die überarbeitete EU-Richtlinie für Nachhaltigkeitsberichterstattung vom 21. April 2021 erhöhen den Druck, Geschäftsberichte noch schneller und mit noch detaillierteren Ergebnissen zu erstellen.

Dadurch entsteht in den Finanzteams der Unternehmen – im Mittelstand als auch im Großkonzern gleichermaßen – der Wunsch und der Bedarf nach Digitalisierung und Automatisierung dieses wichtigen Prozesses – dem Disclosure Management.

Was ist Disclosure Management?

Disclosure Management beschäftigt sich mit dem Ablauf der vereinheitlichten und automatisierten Erstellung von Geschäfts- und Finanzberichten. Dies soll mithilfe von professionellen Softwarelösungen realisiert werden. Ein entsprechendes Software-Tool hat zum Ziel, die kollektive Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Personen der Fachabteilung und IT-Systemen im Unternehmen, die allesamt an dem Erstellungsprozess des Finanz- und Geschäftsberichts beteiligt sind, effizient zu gestalten.
Die angesprochene Automatisierung soll den Gesamtprozess vom ersten Entwurf bis hin zum final gedruckten Bericht deutlich beschleunigen und die Fehlerwahrscheinlichkeit durch weniger manuelle Eingaben deutlich reduzieren. Ein weiterer Vorteil zeigt sich in der Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte, was die Fehlersuche erheblich erleichtert.

Die 5 Erfolgsfaktoren einer Profi-Software für das Disclosure Management

Wodurch zeichnet sich nun ein professionelles Software-Tool aus, um den Gesamtprozess der Erstellung von Geschäfts- und Finanzberichten effizienter zu gestalten? Was sind die entscheidenden Funktionalitäten, die Sie bei der Auswahl der Lösung besonders beachten sollten? Und welche Vorteile haben diese konkret für Ihre Herausforderungen im Disclosure-Management-Prozess?

Vorteil 1: Flexible Schnittstellen

Eine professionelle Disclosure-Management-Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass alle Daten aus gängigen Konsolidierungs- und ERP Systemen automatisiert in die Geschäftsberichte durch flexible Schnittstellen einfach übernommen werden können. Dies ersetzt die manuelle Datenübernahme und gewährleistet, dass die richtigen Zahlen im Bericht ausgewiesen werden – sowohl in Tabellen und Diagrammen als auch in Fließtexten.

Vorteil 2: Vollständige MS Office-Integration

Wichtig ist zudem, dass die Software eine vollständige MS Office-Integration besitzt, sodass Unternehmen ihre Berichte wie gewohnt in MS Excel, MS Word und MS PowerPoint erstellen können. Die Mitarbeiter können ihr umfangreiches Wissen in der Anwendung des MS Office-Pakets weiterhin unkompliziert einsetzen und müssen sich nicht umstellen.

Vorteil 3: Automatische Validierung

Eine Expertensoftware für das Disclosure Management macht eine automatische Validierung möglich. Die im Tool hinterlegten Validierungsregeln werten die verarbeiteten Daten im Geschäftsbericht also direkt aus und geben positionsweise detaillierte Rückmeldungen darüber, wie valide die Daten im Bericht sind. Automatisch ausgewertet werden sowohl Zahlen in Tabellen und Diagrammen als auch Zahlen in Fließtexten.

Vorteil 4: Abbildung unternehmensindividueller Anforderungen

Im Idealfall lässt sich die Software mit weiteren hilfreichen Modulen erweitern. Somit können auch spezielle Anforderungen an die Erstellung von Geschäftsberichten erfüllt werden. Hier einige Beispiele:

  1. Ein entsprechendes Layout-Modul sollte es Unternehmen ermöglichen, MS Word-kompatible druckreife Geschäftsberichte einfach zu erzeugen. Das Corporate Design kann so auch ohne externe Agentur selbständig im Geschäftsbericht realisiert werden.
  2. Im Idealfall unterstützt das Software-Tool Unternehmen dabei, viele, gleichartige Geschäftsberichte (z. B. Einzelabschlüsse) automatisch am „Fließband“ zu erzeugen. So wird die umfangreiche Erstellung der Einzelabschlüsse vereinfacht.
  3. Ein integriertes ESEF-Modul dient als Lösung denjenigen Unternehmen, die ESEF-konforme Jahresfinanzberichte mit XBRL-Tags versehen müssen.

Vorteil 5: Flexible Ausgabeformate

Achten Sie bei der Auswahl des richtigen Disclosure-Management-Tools darauf, dass diese dazu in der Lage sind, auf Knopfdruck Ihr gewünschtes Ausgabeformat zu erzeugen: sowohl MS Excel, MS PowerPoint als auch MS Word.

Die smarte Lösung für Ihren Geschäfts- und Finanzbericht

Haben Sie diese Vorteile eines Profi-Tools neugierig gemacht? Dann sollten Sie sich das Tool SmartNotes näher anschauen, das gerade auch in Verbindung mit der LucaNet-Software unschlagbare Benefits für Ihre Disclosure-Management-Praxis liefert. SmartNotes ist eine empfehlenswerte Lösung für die Erstellung von internen und externen Geschäftsberichten. Sie ermöglicht es Unternehmen aller Branchen und Größen, Daten aus Vorsystemen flexibel zu extrahieren und automatisiert in Finanz- und Geschäftsberichten zu verarbeiten.

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