Die 6 wichtigsten Gründe, warum die Budgetplanung in Excel veraltet ist

Eine Studie des Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsunternehmens WeiserMazars zeigt, dass 87 % der CFOs bei der Finanzplanung auf Excel zurückgreifen.  Eine andere von der Centage Corporation durchgeführte Umfrage zeigt, dass fast 90 % der CFOs immer noch Excel für ihr Geschäftsbudget verwenden, obwohl fast die Hälfte der Meinung ist, dass sie eine bessere Software für Finanzprognosen benötigen. Also warum verlassen sich die meisten Unternehmen immer noch auf Excel und wo liegen die Grenzen des Tools?

Lesen Sie in diesem Blog-Beitrag, was die Budgetplanung so schwierig macht und welche Vorteile die Nutzung einer Software wie LucaNet hat.

Was ist ein Budget?

Ein Budget ist die Planung darüber, wie Sie Ihr Geld ausgeben wollen. Anhand dieses Plans können Sie im Voraus feststellen, ob Sie über genügend Mittel für künftige Investitionen verfügen werden. Wenn Sie jedoch nicht genügend Geld haben, müssen Sie ein Budget aufstellen, das Ihnen dabei hilft, Ihre Ausgaben vorab zu planen und finanzielle Prioritäten zu setzen.

Bevor wir erörtern, was die Budgetplanung in Excel erschwert, ist es wichtig zu verstehen, warum sich Unternehmen dabei noch immer auf Microsoft Excel verlassen. Hier sind einige Gründe:

Excel ist ohne Weiteres verfügbar

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, verfügt über Microsoft Excel. Es ist einfach, verschiedene Mitglieder Ihres Teams und alle Beteiligten in den Budgetierungsprozess einzubeziehen, ohne dass zusätzliche Einarbeitung oder Lizenzen erforderlich sind.

Excel ist bekannt

Da Excel leicht zugänglich ist, sind die meisten Benutzer mit der Excel-Oberfläche vertraut. Sie sind zwar keine Experten, aber sie wissen, wie man sich schnell im Programm zurechtfindet. Daher müssen die Mitarbeiter nicht in der Verwendung von Excel geschult werden.

Was sind die Herausforderungen bei der Verwendung von Excel für die Budgetplanung?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Unternehmen Excel nicht verwenden sollten. Das sind die größten Herausforderungen:

Herausforderung 1.) Sehr vom Ersteller abhängig: Excel-Tabellen sind in der Regel von der Person abhängig, die das Budget erstellt und jährlich aktualisiert. Die meisten Probleme mit Excel rühren daher, dass der Wissenstransfer fehlt, wenn die Person das Unternehmen verlässt, die die Tabellenkalkulationen erstellt hat.

Herausforderung 2.) Zeitintensiv: Es wird viel Arbeit in das Ändern und Korrigieren von Excel-Tabellen investiert.

Herausforderung 3.) Große und verknüpfte Dateien sind schwer zu verwalten, anfällig für Abstürze und sehr fehleranfällig: Ein häufiges Problem bei der Verwendung von Excel ist, dass aufgrund zahlreicher verknüpfter Dateien in verschiedenen Sharepoint-Quellen Fehler entstehen. 

Herausforderung 4.) Immer nur ein Benutzer: Es können Probleme auftreten, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Daten eingeben und analysieren. Die Datei wird anfälliger für Fehler, wenn mehrere Benutzer die Daten gleichzeitig bearbeiten und darauf zugreifen.

Herausforderung 5.) Sicherheit der Daten: Es ist schwierig nachzuvollziehen, wie die Finanzdaten eingegeben, formatiert, gespeichert und gesichert werden. Und auch bei der Datensicherung kann es zu Schwierigkeiten kommen.

Herausforderung 6.) Integration des Vorsystems: Excel lässt sich nicht nahtlos mit den Quelldaten eines ERP-Systems (z. B. SAGE, SAP, Xero etc.) verbinden. In den meisten Fällen müssen die Daten in ein bestimmtes Format konvertiert werden, bevor sie importiert werden können, was zu Bedienungsfehlern führt.

Optimierung Ihres Budgetprozesses ohne Excel

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Optimierung Ihres Budgetprozesses ohne Excel der Schlüssel zu einer effizienteren und effektiveren Budgetplanung ist. Es liegt auf der Hand, dass Excel in Bezug auf Bedienungsfehler, Datenqualität, Datensicherheit und Effizienz einige Probleme aufweist. Lesen Sie daher die folgenden Gründe, warum eine Budgetplanungssoftware für die Erstellung Ihres Budgets und die Finanzberichterstattung erforderlich ist.

Vorteil 1: Langfristige Projektionen für eine effiziente Budgetplanung

Eine Budgetplanungssoftware wie LucaNet kann das Ausgabenmanagement eines Unternehmens unterstützen. Die Software wird eine langfristige Projektion der Einzelabschlüsse des Unternehmens liefern. Auf diese Weise können auftretende Probleme frühzeitig erkannt und dem Unternehmen somit geholfen werden, sich im Vorfeld entsprechend anzupassen.

Eine Planungssoftware sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass Manager und Kostenverantwortliche bei der Verfolgung und Umsetzung von Kostensenkungen in ihrem Zuständigkeitsbereich unterstützt werden.

Vorteil 2: Datenintegration aus mehreren Quellen

Durch den Einsatz von Finanzsoftware, die mit allen Datenquellen kompatibel ist, entfällt die Konvertierung der Daten in ein bestimmtes Format vor dem Import. Daher können Sie Daten direkt aus der Quelle importieren und so sicherstellen, dass die Daten vollständig, genau und rechtzeitig vorliegen.

Vorteil 3: Minimierung von Fehlern

Während die Verwendung von Excel (da es sich um eine manuelle Buchführung handelt) die Wahrscheinlichkeit von Berechnungsfehlern erhöht, führt eine Finanzsoftware alle Berechnungen automatisch, genau und rechtzeitig durch.

Eine Planungssoftware ersetzt die Abhängigkeit von schwerfälligen, fehleranfälligen Tabellen durch ein einfach zu bedienendes Budget-Tool. Und dank einer zentralen Datenbank, können Sie sich darauf verlassen, dass die Zahlen immer korrekt sind.

Vorteil 4: Datensicherheit nach IDW PS 880

Eine Budgetplanungssoftware wie LucaNet ist kontrolliert, gesichert und passwortgeschützt. Dadurch können Benutzer vertrauliche Informationen vor dem Zugriff durch unbefugte Personen schützen. Die meisten Softwareprogramme sind Cloud-basiert und verfügen über zusätzliche Sicherheitsfunktionen. Die Daten sind daher gegen Risiken wie Brände, Überschwemmungen und böswillige Angriffe bzw. Cyberattacken geschützt.

Vorteil 5: Effizienz, Zuverlässigkeit und genaue Informationen

Eine Planungssoftware wird Ihren Budgetierungsprozess vereinfachen und den Zeitaufwand für die Erstellung Ihres Jahresbudgets und der periodischen Prognosen erheblich reduzieren, während sie gleichzeitig für mehr Granularität, Vertrauen und Zuverlässigkeit sorgt. Da es nur eine Datenbank gibt, fließen alle Änderungen, die von den Budgetverantwortlichen vorgenommen werden, in das gesamte Budget ein, was eine schnelle und einfache Änderung des Budgets ermöglicht.

Zusammenfassung: Wie Sie Ihre Budgetplanung optimieren

Es liegt auf der Hand, dass eine Budgetplanungssoftware den Budgetierungsprozess vereinfachen und rationalisieren soll. Es spart viel Zeit im Vergleich zur Verwendung von Excel, und Unternehmen können die Stunden, die sie zuvor in manuelle Arbeit investiert haben, für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen. Unternehmen können sich außerdem einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie tiefere Einblicke in ihre Daten gewinnen und flexibler auf aktuelle und künftige Entwicklungen in ihren Unternehmen reagieren können. Sicherheit, Kontrolle, Verlässlichkeit und Genauigkeit von Finanzdaten werden durch eine Budgetplanungssoftware erheblich verbessert.

Software für Budgetplanung

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