FPM Tool bringt Finance nach vorne - Ein Erfahrungsbericht
Daten erfassen, Daten zusammentragen, Daten abgleichen. Und das per Hand, mühsam, immer und immer wieder. Laut einer Studie unseres Partners PwC verwenden Finanzabteilungen bis zu 40 Prozent ihrer Zeit ausschließlich darauf, Daten manuell zusammenzutragen.
Bei diesem Aufwand bleibt kaum noch Zeit für die Weiterverarbeitung und Datenanalyse. Heißt: Analyse kommt oft zu kurz und sich aus ihr ableitende verlässliche Handlungsempfehlungen für das Management sind auch nur unzureichend vorhanden.
Erfahrungen der Hawesko Holding AG über den Wechsel zur LucaNet-FPM-Softwarelösung
Juri Simon, Head of Sales von LucaNet, präsentierte die eben benannten Zahlen von PwC auf dem Accounting Summit 2021 in Berlin, der neuen Messe für Digitalisierung und Innovation im Accounting und Controlling. Und schloss direkt im Anschluss ein Gespräch mit Raimund Hackenberger, CFO der Hawesko Holding AG, an. Denn Raimund Hackenberger hat genau den oben beschriebenen Zeitverlust, diese Lähmung der eigenen Finanzabteilungen erlebt. Und er hat erkannt, dass bei ihnen der Ursprung von Verzögerungen und starken Einschränkungen in Excel lag: in nicht enden wollenden, fehleranfälligen und intransparenten Tabellen.
Wir berichten Ihnen hier, warum genau, wie und mit welchen unmittelbar sichtbaren Ergebnissen sich Raimund Hackenberger von Excel löste und warum er sich zum Start mit unserer FPM-Softwarelösung entschied. Und wir verraten Ihnen auch den einen großen Tipp, den er auf dem Accounting Summit allen anwesenden Kollegen und CFOs mitgab.
Warum die Hawesko von Excel zur FPM-Softwarelösung wechselte
Bevor wir in das „Excel-Problem“ der Hawesko einsteigen, ein paar Eckdaten zum Unternehmen: Die Holding ist eine börsennotierte Handelsgesellschaft und Europas größter Premium-Weinhändler. Sie verzeichnet einen Jahresumsatz von 650 Millionen Euro, 1.200 Mitarbeiter und umfasst über 20 Gesellschaften, die konsolidiert werden müssen. Die Hawesko arbeitet in zwei Währungen: in Euro und Schweizer Franken.
Die Rechnungslegung erfolgt lokal über HGB (Handelsgesetzbuch). Berichtet wird jedoch nach IFRS. Heißt: Hackenberger und seine Teams führen beides.
Eine der großen Herausforderungen ist, dass in den 20 Gesellschaften verschiedene ERPs (Enterprise-Resource-Planning) im Einsatz sind – bedingt durch unterschiedlichste Geschäftsmodelle wie B2B, Retail und E-Commerce.
Welche Hintergründe und Erfahrungen führten zur Notwendigkeit eines FPM-Tools?
Die Hawesko Holding AG ist ein Unternehmen mit einem halben Jahrhundert Tradition. Was gab 2019 den Ausschlag dafür, einen Schlussstrich unter Excel zu ziehen? Worin lagen die größten Schmerzpunkte des Weinhändlers?
1. Herausforderung: Zeitfressende manuelle Arbeit für das Quartals-Reporting
Die Hawesko-Gruppe ist im Laufe der letzten 25 bis 30 Jahre stark gewachsen - nicht nur hinsichtlich des Umsatzes, sondern auch der Gesellschaften. Wie bei vielen Unternehmen, die aus dem Mittelstand kommen, war manuelles Arbeiten in den jeweiligen Finanzabteilungen viel per Handarbeit.
Als börsennotiertes Unternehmen setzt die Holding den Fokus auf das Quartals-Reporting, da die Zahlen quartalsweise nach außen gemeldet werden müssen. Hierfür gab es laut Hawesko-CFO Raimund Hackenberger ein eigenes Tool. Alles andere aber war umständliche, kleinteilige Zahlenarbeit: Die von den unterschiedlichen Finanzabteilungen gelieferten Zahlen wurden in stets komplexer werdende Tabellen zusammengeführt.
Auch die vorhandene Datenbank speiste sich aus Excel: Wiederum viel manuelle Arbeit, sodass die Hawesko Holding AG für den Abschluss ganze elf Arbeitstage einplanen musste – plus einen weiteren, um das interne Reporting aufzustellen.
2. Herausforderung: Risiko durch mangelnde Transparenz
Ganz abgesehen von der Sorge,
- ob die Zahlen valide sind,
- dass sich keine Fehler einschleichen beim Hochladen, Abgleichen, Zusammenführen,
- dass überhaupt die gelieferten Zahlen korrekt sind,
mangelte es laut Raimund Hackenberger an der Transparenz von Zahlen und Prozessen: Einzig ein paar wenige Mitarbeiter hatten den Überblick über alle Zahlen und deren Herkunft. Aber was, wenn diese Mitarbeiter einmal ausfallen? Oder wenn die Anforderungen an die Finanzwelt, an Reporting und damit an die beteiligten Mitarbeiter noch weiter zunehmen, noch komplexer werden? Wie bereits in den Vorjahren.
3. Herausforderung: Unsicherheit durch zunehmende Vorschriften
Hier kommen wir direkt zu einem weiteren Punkt, der die „Excel-Situation“ für die Hawesko Holding nicht mehr tragbar machte: beständig zunehmende Vorschriften und Rechnungslegungsrichtlinien nach IFRS. „Geht alles glatt?“, oder: „Könnte trotz aller Kontrolle irgendwo ein Zahlendreher stecken?“ – gerade als Teil des AG-Vorstands waren Hackenberger Gedanken wie diese während seiner „Excel-Zeit“ zu gut bekannt.
„Wichtig ist, dass man einen Hauptfokus für die Auswahl der FPM-Software setzt."
Raimund Hackenberger, CFO bei der Hawesko Holding AG
Der Auswahlprozess der richtigen FPM-Lösung
Die Hawesko machte sich also auf die Suche nach einer professionellen Lösung. Doch: Der Markt ist groß, viele Tools bedienen unterschiedlichste Bedürfnisse. Für die Auswahl definierte Hawesko-CFO Raimund Hackenberger daher seinen Hauptfokus:
Was sollte erreicht, erleichtert, umgesetzt werden?
Der Hauptschwerpunkt der Hawesko lag im integrierten, sicheren Reporting. Konsolidierung in deutlich gesteigerter Geschwindigkeit.
Und für die Wahl des geeigneten Tools holte sich Hackenberger Rat bei anderen Unternehmen:
- Mit welchem FPM-Tool arbeiten andere?
- Was sind Nutzen, Vorteile, Erfahrungen mit der jeweiligen FPM-Software?
LucaNet machte das Rennen: Denn Hackenberger sah u.a. den großen Vorteil, dass das Tool seine Fachanwender vieles selber machen lässt – unabhängig von der hauseigenen IT-Abteilung und dem Support-Team des Software-Anbieters. Mit LucaNet können Anwender in der Finanzabteilung unabhängig, flexibel, ohne Wartezeiten auf Veränderungen und zusätzliche Rechnungen reagieren.
Weiteres Plus aus Hawesko-Sicht: In LucaNet können Daten aus den unterschiedlichsten ERPs der einzelnen Gesellschaften unkompliziert hochgeladen werden – unabhängig von individuellen Ansprüchen.
Konkrete Ziele und Anforderungen an die Financial-Performance-Management-Lösung
Die Entscheidung stand. Doch bevor wir uns hier dem Erfahrungsbericht der FPM-Software-Implementierung widmen, schauen wir uns die konkreten Ziele der Einführung an. Was sollte geändert und verbessert werden? Wie definierten sich die konkreten funktionalen Anforderungen an die Software?
Raimund Hackenberger nennt hier einige Punkte und wird damit vermutlich vielen anderen Leitern von Finanzabteilung aus der Seele sprechen. Die konkreten Ziele waren:
- Erstellung eines sicheren Abschlusses
- Beschleunigung der Abschluss-Prozesse - konkret in Richtung sechs bis sieben Werktage Zeitersparnis
- Einfache Intercompany-Abstimmungen
- Konsistente Planung, in der GuV, Bilanz und Cashflow integriert sind
Vor LucaNet hatte die Hawesko nämlich „from bottom up“ in Excel geplant. Das führte dazu, dass nach zahllosen Abstimmungen, Diskussionen und Änderungen „irgendwie eine Cashflow-Lösung da war“, so Hackenberger. Ein untragbarer Zustand. Allen sollte nun unbedingt klar werden: „Wenn du vorne was veränderst, hat das Auswirkungen auf den Cashflow.“
Spür- und sichtbarer Nutzen der (Zusammen-)Arbeit mit LucaNet
Die Finanzabteilung der Hawesko-Holding AG erlebte die Vorteile von LucaNet ab Minute eins nach Start mit der FPM-Software:
- Endlich valide Zahlen per Klick und damit Wachstum auf sicherer Basis
- Sichere und schnelle Integration neuer Sachverhalte
- Ein Tool, das nicht aus Sicht von IT-Experten, sondern aus der von Fachanwendern denkt
- Kompetenter Austausch mit den LucaNet-Beratern auf fachlicher Augenhöhe
CFO Raimund Hackenberger sah den klaren Vorteil: Das Support-Team kennt sich aus mit Bilanzen und GuV. Es kann Empfehlungen aus der eigenen Praxis geben und baut nicht einfach nur IT-Lösung. Hierauf hat Hackenberger bereits bei der ersten Entkonsolidierung im Unternehmen bauen können. Und darauf wird er setzen, wenn die Finanzverantwortlichen als nächsten Optimierungsschritt LucaNet.Group Report oder das Thema Workflow angehen.
„LucaNet brachte der Hawesko einen Zeitgewinn von sechs Tagen für Konsolidierung und Reporting."
Raimund Hackenberger, CFO bei der Hawesko Holding AG
Konkret: Der LucaNet-Nutzen in Zahlen
Die Lösung von Excel und der Start mit LucaNet hat sich für die Hawesko Holding direkt gerechnet. Das verdeutlichen die folgenden Ergebnisse:
1. Reporting um bis zu sechs Tage beschleunigt
Der Reporting-Prozess ist von elf Tagen für die Konsolidierung des gesamten Konzerns plus einen zusätzlichen Tag für das Reporting an den Aufsichtsrat auf jetzt sechs Tage verkürzt. Ein Gewinn von fünf bzw. sechs Werktagen und mehr Zeit für neue und gewinnbringende Aufgaben.
2. Sichere Anwendung und Verknüpfung mit neuen Tools
Die Einführung von IFRS 16 und immer wieder neue gesetzliche Themen macht und machte die Handhabung der Rechnungslegung äußerst komplex. Mit Tools, welche die Hawesko mit LucaNet verbinden konnte, ist die Holding stets extrem schnell und sicher in der Anwendung.
„Sicherheit und Geschwindigkeit sind dank LucaNet um Quantensprünge besser."
Raimund Hackenberger, CFO bei der Hawesko Holding AG
3. Gesteigerte Sicherheit und Geschwindigkeit
Sicherheit und Geschwindigkeit sind dank LucaNet um Quantensprünge besser. Auf die Zahlen ist Verlass. Und es gibt nur noch einen Single-Point-of-Truth, denn externes und internes Reporting greifen endlich auf die gleiche Datenbasis zu. Und im FPM-Tool ist für jeden Beteiligten nachvollziehbar: Was ist HGB, was IFRS und welche Zahlen sind wann und wo dazugekommen?
4. Wertvoller Erziehungseffekt der Einheiten
Speziell für die Planung brachte LucaNet einen wahrhaftigen Erziehungseffekt der Einheiten: Alle Finanzverantwortlichen mussten sich einmal intensiv in die Prozesse hineindenken – ein Schritt, den die intuitive Lösung von LucaNet nach Hackenbergers Erfahrung einfach und komfortabel machte. Und der enorme Gewinn dieses Aufwands ist heute klar: Automatisch sieht das gesamte Team die Zusammenhänge zwischen Cashflow, Bilanz und GuV.
Was Raimund Hackenberger anderen CFOs rät
Für Raimund Hackenberger steht fest: Er hätte das „Excel-Monster“ viel früher abschütteln und sich eine smarte Lösung suchen sollen, die
- im Alltag und Wachstum unterstützt,
- Mitarbeiter entlastet,
- neue Wege ermöglicht.
Hätte er gewusst, dass so schnell alles steht und sich die Einführung der FPM-Software so schnell bezahlt macht, hätte er weit im Voraus gehandelt.
Sein Rat daher an alle CFOs: „Löschen Sie Feuer nicht zu spät.“ Sobald ein Unternehmen mehr als zwei Gesellschaften und das Geschäftsmodell ein bisschen komplexer werde, sei laut Hackenberger der richtige Zeitpunkt, um Klarheit und absolute Sicherheit in die Finanzen zu bringen. Für gesundes Wachsen.
Holen Sie sich Verlass und Zeitersparniss für Ihre Finanzen
Sind Sie bereits an dem Punkt, wo Excel Ihnen den Schlaf und dem gesamten Team kostbare Zeit raubt? Wünschen Sie sich Unterstützung durch eine FPM-Software, die Datenmanagement, Abschlüsse, Planung und Reporting für Sie per Klick übernimmt? Auch und gerade wenn Ihr Unternehmen wächst, Prozesse komplizierter, externe Anforderungen komplexer werden?
Dann schauen Sie sich das komplette Video zur Masterclass des Accounting-Summit an.
Erfahren Sie, wie Finance durch eine FPM-Lösung viel einfacher wird.
