Wie Sie Ihre Finanzabteilung erfolgreich digitalisieren

Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass die Welt sich permanent wandelt und immer komplexer wird. Die Corona-Krise, der Ukraine-Krieg, Lieferkettenprobleme oder die Zinswende sind nur einige der Herausforderungen, mit denen Unternehmen aktuell konfrontiert sind. Um sicher durch Krisen zu steuern und schnell auf Änderungen reagieren zu können, ist ein digitaler Wandel der Finanzabteilungen nötig.

Aus der Praxis: die Erfahrungen von OBJECT CARPET

Wie die Transformation der Finanzabteilung optimal abläuft und ein Unternehmen krisenfest macht, zeigt das Beispiel von OBJECT CARPET, einem der führenden Hersteller von textilen Bodenbelägen im Objektbereich.

Auf der Structured FINANCE 2022 in Stuttgart diskutierten Marc Kaminski, Geschäftsführer und CFO bei OBJECT CARPET, Tobias Laube, Partner und Berater bei Ebner Stolz, und Tobias Stölkler, Senior Sales Consultant bei LucaNet, bei einem Roundtable die unterschiedlichen Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung der Finanzabteilung von OBJECT CARPET.

Die Ausgangssituation

OBJECT CARPET ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen und verfügt über mehrere Standorte und Tochtergesellschaften. Durch historisch gewachsene Strukturen wie Unternehmenszukäufe, heterogene Systemlandschaft im Finanzbereich und unterschiedliche Buchhaltungssysteme bei den Tochtergesellschaften hatten sich mit der Zeit komplexe Strukturen etabliert. Buchhalterische Tätigkeiten und manuelle Abläufe standen im Vordergrund. Besonders im Planungs- und Reportingbereich gab es großen Optimierungsbedarf.

Es reicht nicht, sich starr auf eine Geschäftsjahresperiode zu fixieren. Dann lässt man Chancen liegen, weil man seine Daten nicht voll ausschöpft, Risiken zu spät identifiziert und in Krisen nicht die richtigen Steuerungsmechanismen hervorruft.

Marc Kaminski

OBJECT CARPET GmbH

Daher entschloss sich OBJECT CARPET, die Finanzabteilung von Grund auf zu modernisieren.

Die Handlungsfelder

Die digitale Transformation der Finanzabteilung beinhaltet viel mehr als nur die Einführung digitaler Tools. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich, der verschiedene Bereiche betrifft. Ein zentraler Fokus liegt dabei auf den Mitarbeitenden. Denn:

Bei der Einführung eines digitalen Tools ist die Akzeptanz der User entscheidend für den Erfolg.

Tobias Stölkler

LucaNet AG

OBJECT CARPET befasste sich intensiv mit den Skillsets der einzelnen Abteilungen und analysierte, welche Schulungen und Trainings nötig waren und wie den Mitarbeitenden die Angst vor der Digitalisierung genommen werden konnte. Mit Erfolg: Nach anfänglicher Skepsis sind heute alle voll und ganz von dem eingeschlagenen Weg überzeugt. Hilfreich war hier, dass durch den modularen Ansatz kleine Erfolgserlebnisse sofort sichtbar waren und so alle im Team motivierten.

Zudem nahm OBJECT CARPET seine externen Dienstleistungsunternehmen genau unter die Lupe. Jede Tochtergesellschaft hatte eine eigene Steuerberatung und Richtlinien. Hier galt es, sich auf wenige externe Ressourcen zu konzentrieren, um strategische Richtlinien für die ganze Gruppe auszuschöpfen.

Des Weiteren mussten die Prozesse und die Organisation optimiert werden.

Digitalisierung ist ein Prozessthema. Es geht darum, Prozesse zu verbessern, zu optimieren und eine gewisse Prozesstreue sicherzustellen, bevor man die gegebenen manuellen Prozesse einfach nur überführt.

Marc Kaminski

OBJECT CARPET GmbH

Im Bereich Systeme galt es, individualisierte Tools durch Standardlösungen zu ersetzen. OBJECT CARPET entschied sich hier für einen Best-of-Breed-Ansatz. Das heißt, anstatt einer integrierten Lösung kamen unterschiedliche Tools zum Einsatz. So konnte das Finanzteam die anstehenden Themen nacheinander angehen und musste sich nicht mit einer holistischen Plattform auseinandersetzen.

Die drei Stufen der digitalen Transformation

Die Digitalisierung bei OBJECT CARPET lief konkret in drei Schritten ab.

Stufe 1 – Zentrale Datenhaltung

Im ersten Schritt ging es darum, ein Fundament zu schaffen. Die Stammdaten wurden sauber strukturiert und eine zentrale Datenhaltung für ERP, CRM und Buchhaltung eingerichtet. Denn es gilt:

Ich kann mit den Tools erst gute Analysen machen, wenn die Datenbasis stimmt und meine Daten harmonisiert sind.

Tobias Laube

Ebner Stolz

Stufe 2 – Prozessautomatisierung

Die Automatisierung hatte zum Ziel, die Buchhaltung papierlos zu machen und sich von manuellen, fehlerhaften Tabellenkalkulationen zu verabschieden. Dafür wurden Schnittstellen und Prozesse automatisiert, damit die Daten aus der Finanzbuchhaltung automatisch in die nachgelagerten Systeme übertragen werden konnten.

Stufe 3 – Smarte Tools

Die Etablierung von professionellen Standard-Softwarelösungen wie beispielsweise LucaNet ermöglichte integrierte Lösungen für Abschluss, Finanzplanung, Analyse, Reporting und Datenmanagement. Dadurch wird Zeit gespart und die Fehleranfälligkeit reduziert. Die manuelle Übertragung der Daten hat ein Ende, denn die Ist- und Plandaten werden automatisch über fertige Schnittstellen aus dem Vorsystem importiert und gleichzeitig validiert. Aussagekräftige und integrierte Forecasts, Planszenarien für die Liquiditätsplanung sowie Carve-Out-Abbildungen sind auf Knopfdruck möglich. Wenn sich die Anforderungen ändern, kann dies schnell und eigenständig angepasst werden.

Das Ergebnis

Die digitale Transformation der Finanzabteilung hat die Handlungsfähigkeit von OBJECT CARPET maßgeblich verbessert. Während Forecasts und Simulationen früher tagelange Vorbereitung erforderten und auf einem „Bauchgefühl“ basierten, werden heute Szenarien ad hoc simuliert, betriebswirtschaftliche Analysen automatisch erstellt und die Finanzplanung präzisiert. Das Finanzteam ist nicht mehr nur für die Lieferung von Daten zuständig, sondern hat als Business-Partner einen großen Mehrwert für das Unternehmen. Dadurch kann OBJECT CARPET die Zukunft des Unternehmens besser gestalten, Herausforderungen schneller bewältigen und sicher durch Krisen steuern.

Mehr zum Thema Digitale Transformation

Sie wollen noch tiefer in das Thema eintauchen? Kein Problem - wir haben den gesamten Roundtable auf der Structured FINANCE für Sie aufgezeichnet. Erfahren Sie u.a. welche Risiken auftauchen können, wenn sich Finanzabteilungen nicht modernisieren.

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